Fiche de poste et estimation de salaire

Administrateur de bureau

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Administrateur de bureau : Missions principales

L'administrateur de bureau a de nombreuses responsabilités au sein de l'environnement de bureau, mais l'un de ses rôles les plus essentiels est de répondre aux appels téléphoniques et aux courriels afin d'assurer le bon fonctionnement de l'entreprise. Certaines de leurs autres tâches consistent à :

  • Coordonner les activités dans l'ensemble de l'entreprise pour assurer l'efficacité et maintenir la conformité avec la politique de l'entreprise
  • Superviser les membres du personnel administratif, en répartissant également les responsabilités pour améliorer les performances
  • Gérer les agendas, les plans de voyage et les rendez-vous pour la haute direction
  • Gérer les courriels, les lettres, les colis, les appels téléphoniques et d'autres formes de correspondance
  • Soutenir les procédures de comptabilité et de budgétisation de l'entreprise
  • Créer et mettre à jour des bases de données et des dossiers pour les informations financières, le personnel et d'autres données
  • Suivre et remplacer les fournitures de bureau si nécessaire pour éviter les interruptions dans les procédures standard du front office
  • Soumettre des rapports et préparer des propositions et des présentations selon les besoins
  • Assister les collègues chaque fois que l'occasion se présente

Exigences en matière de formation et de diplômes de l'Administrateur de bureau

Les administrateurs de bureau sont généralement titulaires d'un diplôme d'études secondaires ou d'un diplôme supérieur, un diplôme ou des qualifications en études de secrétariat étant un avantage. L'enseignement supérieur n'est pas nécessaire pour accomplir les tâches standard du poste, mais la plupart des employeurs préfèrent un baccalauréat dans tout domaine pertinent, bien que les disciplines en affaires, en gestion, en ressources humaines ou dans un autre domaine connexe soient encouragées. 

Expérience nécesssaire

L'administrateur de bureau n'est généralement pas un poste de premier échelon, car la plupart des employeurs veulent des candidats qui ont déjà une expérience des procédures et des logiciels de bureau standard. Ceux qui n'ont pas occupé auparavant le poste d'Administrateur de bureau peuvent avoir acquis de l'expérience en travaillant comme réceptionniste ou dans un rôle similaire.

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Questions fréquentes sur les Administrateurs de bureau

De qui relève un Administrateur de bureau ?

Les Administrateurs de bureau relèvent généralement de membres du personnel de niveau supérieur, comme le Directeur opérationnel ou d'autres membres de l'équipe de direction. Ces employés leur confieront souvent leurs tâches quotidiennes et répondront à toute question organisationnelle complexe que l'Administrateur de bureau pourrait leur poser. Ils recevront également toute critique constructive ou tout retour d'information important de la part de l'équipe de direction. 

Les administrateurs de bureau ont-ils des responsabilités différentes selon les secteurs d'activité ?

Les administrateurs de bureau effectuent généralement des tâches de bureau, quel que soit le secteur d'activité dans lequel ils travaillent. Certains d'entre eux peuvent également accomplir des tâches liées à leur industrie spécifique. Cela signifie généralement qu'on attend d'eux qu'ils aient des connaissances avancées dans cette industrie spécifique afin de fournir une aide précieuse aux membres de l'équipe et de fournir des réponses utiles aux questions des clients.

Les administrateurs de bureau qui travaillent dans un environnement d'affaires typique doivent comprendre comment un bureau fonctionne pour assurer son bon fonctionnement. Ceux qui travaillent dans un cadre gouvernemental doivent avoir une connaissance du secteur de la fonction publique pour fournir des commentaires précieux sur certains documents gouvernementaux qu'on leur fournit. Les assistants administratifs qui travaillent dans un environnement clinique doivent avoir des connaissances médicales de base pour mieux répondre aux questions courantes des patients.   

Quelle est la différence entre un administrateur de bureau et un assistant administratif ?

Bien que la plupart de leurs responsabilités puissent se chevaucher et que certaines personnes utilisent souvent ces titres de manière interchangeable, il existe quelques différences essentielles entre un administrateur de bureau et un assistant administratif. Les Administrateurs de bureau travaillent généralement à l'avant du bureau en fournissant un soutien à la fois aux clients et à tous les employés, si nécessaire. Ils sont également chargés de veiller au bon fonctionnement du bureau. 

Les assistants administratifs fournissent généralement un soutien clérical aux gestionnaires ou aux membres du personnel de direction. Ils ne sont généralement pas assis à l'avant du bureau pour accueillir les clients, comme le font les Administrateurs de bureau. Les assistants administratifs coordonnent généralement les arrangements de voyage, font des réservations ou font des courses pour le membre de l'équipe de direction dont ils relèvent et travaillent généralement en étroite collaboration avec un seul Manager ou parfois quelques Managers à la fois.

Qu'est-ce qui fait un bon Administrateur de bureau?

Un excellent Administrateur de bureau doit avoir de solides compétences organisationnelles pour suivre, gérer et stocker les informations des clients et d'autres détails importants de l'entreprise. Il est également important pour eux d'avoir de grandes compétences en gestion des tâches pour prioriser efficacement les nombreuses responsabilités qu'ils doivent accomplir chaque jour. 

Les bons candidats doivent également avoir des compétences impressionnantes en communication verbale et écrite pour accueillir les clients, interagir avec les membres du personnel, relire certains documents et taper des documents. Les bons Administrateurs de bureau devraient également avoir des connaissances de base et une compréhension des environnements de bureau et de leur fonctionnement.

Quel est le salaire d'un Administrateur de bureau ?

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