Fiche de poste et estimation de salaire

Agent administratif

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Agent administratif : Missions principales

Les agents administratifs gèrent les tâches quotidiennes d'une entreprise ou d'une organisation en fournissant un soutien administratif et de bureau. Les fonctions et responsabilités d'un Agent administratif comprennent généralement :   ;

  • Accueillir et diriger les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements téléphoniques et traiter les plaintes de manière courtoise et professionnelle
  • Assurer le maintien des fournitures de bureau, y compris la vérification de l'inventaire et le travail avec les fournisseurs pour assurer des niveaux adéquats de fournitures nécessaires en tout temps
  • Occasionnellement, se déplacer hors site pour livrer des rapports ou des fichiers à d'autres départements
  • Assurer la confidentialité et la sécurité des fichiers et des systèmes de classement
  • Coordonner les horaires, organiser des réunions, distribuer des mémos et des rapports et s'assurer que tout le monde est tenu au courant des nouvelles et des informations nécessaires de l'entreprise  ;
  • Fonctionnement de l'équipement de copie, des télécopieurs, des imprimantes ou de tout autre équipement nécessaire

Formations et diplômes : agents administratifs

Les Formations et diplômes : agents administratifs comprennent un minimum de diplôme d'études secondaires ou de GED. Cependant, de nombreux employeurs exigent que les agents administratifs soient titulaires d'un diplôme d'associé ou d'un baccalauréat, de préférence en affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe. Une certification professionnelle en gestion de bureau est un plus. 

Expérience nécesssaire

La plupart des employeurs exigent que les candidats aux postes d'agents administratifs aient une expérience préalable dans un rôle de bureau ou de secrétariat ou une expérience de la gestion des tâches administratives dans un domaine connexe. Les Agents administratifs doivent également avoir une bonne compréhension de la gestion des affaires. De nombreux agents administratifs commencent leur carrière en tant qu'assistants administratifs ou similaires et, grâce à leur expérience professionnelle, accèdent à des postes d'agents administratifs.

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Questions fréquentes sur les Agents administratifs

Quelles sont les qualités d'un bon Agent administratif ?

Il existe une variété de compétences et de qualifications qui font un bon Agent administratif. Voici quelques domaines clés qui aident les agents administratifs à bien s'acquitter de leurs tâches professionnelles :

  • Communication interpersonnelle : Pour communiquer efficacement entre les chefs de service de l'hôpital/des soins de santé et la haute direction ou le conseil d'administration. Par exemple, un agent administratif peut avoir une réunion le matin pour apprendre les réductions budgétaires du conseil d'administration, alors qu'il doit communiquer cette information aux chefs de service de niveau inférieur l'après-midi.
  • Expertise en soins de santé: Pour élaborer des politiques organisationnelles et désigner les budgets organisationnels aux bons domaines. Par exemple, un Agent administratif examine le Département américain de la santé et des services humains et décide de créer des politiques renforcées de confidentialité des patients en réponse à la règle de confidentialité HIPAA.
  • Attitude avant-gardiste: Pour déterminer les domaines de leur organisation qui pourraient être améliorés. Par exemple, un Agent administratif fait des recherches sur les logiciels informatiques à la mode pour les opérations de soins de santé et commence à créer un plan pour mettre en œuvre ces technologies mises à jour dans leur établissement.

De qui relève un Agent administratif ?

Les Agents administratifs travaillant dans un environnement d'entreprise relèvent généralement du Directeur des opérations, du Directeur des opérations (COO) ou du Directeur exécutif (CEO). Pour les Agents administratifs travaillant dans un environnement de soins de santé, ils rendent généralement compte au Directeur médical ou au Directeur des soins de santé pour recevoir les tâches et relayer les informations sur les besoins de l'établissement.

Qui rend compte à l'Agent administratif ?

En général, tous les membres des départements RH, informatique, comptabilité ou finances et marketing rendent compte à l'Agent administratif. Ils fournissent aux agents administratifs des rapports financiers ou des données sur la paie, les informent des procédures d'embauche et relaient leurs besoins en matière de budget ou de fournitures.

Comment puis-je évaluer les qualifications d'un candidat au poste d'agent administratif lors d'un entretien ?

Votre capacité à évaluer efficacement les qualifications d'un candidat pour un poste d'agent administratif à pourvoir au sein de votre entreprise peut dépendre du type de questions que vous lui posez lors de votre entretien.

  • Situation: Vous demande de formuler les questions de manière à ce que le destinataire mentionne un moment ou un événement précis.
  • Tâche: Demande au destinataire de préciser quel était son rôle dans la situation.
  • Action: Demande au destinataire de décrire comment il a géré la situation dans le cadre de son rôle.
  • Réponse: Demande au destinataire de résumer comment ses actions ont affecté le résultat de la situation.

  • Pouvez-vous décrire une situation où vous avez dû résoudre un conflit de planning ? Quel était votre rôle et comment vos actions ont-elles affecté le résultat ?"
  • "Avez-vous déjà eu une interaction négative avec un client ? Comment avez-vous réagi et quel a été le résultat final ?"
  • "Quel est votre niveau d'expérience pour travailler avec Excel ? Quand l'avez-vous utilisé pour la dernière fois et pourquoi ?"

Quel est le salaire d'un Agent administratif ?

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