Fiche de poste et estimation de salaire

Assistant de bureau

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Assistant de bureau : Missions principales

Un assistant de bureau est chargé de maintenir le bureau approvisionné et organisé. Cela implique beaucoup de petites tâches, comme la dactylographie et la prise de notes pendant les réunions, mais leurs responsabilités générales sont essentielles. Les assistants de bureau sont responsables de choses comme :

  • Superviser les tâches de bureau, comme le tri et l'envoi du courrier
  • Garder un inventaire des fournitures de bureau et commander de nouveaux matériaux au besoin
  • Maintenir les dossiers
  • Accueillir les visiteurs dans votre bureau
  • Répondre aux appels téléphoniques
  • Prendre et transmettre des messages
  • Assurer le bon fonctionnement du bureau
  • Prévoir des réunions et envoyer des invitations aux participants

Formations et diplômes des assistants de bureau

De nombreux assistants de bureau ont un diplôme d'études secondaires ou un GED. Cependant, certains peuvent également avoir des diplômes d'associé ou plus. Les assistants qui veulent accéder à des rôles de gestion auront probablement besoin de plusieurs années d'expérience et/ou d'un diplôme universitaire. Certaines écoles professionnelles et certains collèges communautaires proposent des certifications pour les assistants de bureau et des rôles similaires.

En termes de formation, la plupart des assistants de bureau acquièrent les compétences dont ils ont besoin par le biais d'un enseignement formel ou d'une expérience en milieu de travail. Cependant, vous pouvez demander que les candidats aient de l'expérience avec les types de logiciels que vous utilisez. De nombreux programmes informatiques populaires utilisés pour des choses comme la commande de fournitures ou la tenue de plannings ou de données offrent des certifications que les candidats peuvent compléter en ligne.

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Questions fréquentes sur les assistants de bureau

Quelle est la différence entre un assistant de bureau et un assistant de direction ?

La différence entre les assistants de bureau et les assistants de direction réside dans leurs responsabilités professionnelles. Par exemple, les assistants administratifs effectuent des tâches de bureau et des tâches administratives pour le compte des employés de bureau et du responsable administratif. En raison de leurs tâches professionnelles, les assistants de bureau doivent généralement avoir un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'associé.

En revanche, les assistants de direction effectuent généralement une série de tâches de bureau et d'administration pour un ou quelques dirigeants d'entreprise. En plus de faire des copies, de répondre aux appels téléphoniques et de mettre à jour les plannings, les Assistants de Direction ont également des responsabilités professionnelles plus approfondies comme la réalisation d'études de marché, la saisie de données dans des feuilles de calcul et la compilation de rapports au nom d'un Dirigeant. En raison de leurs responsabilités supplémentaires, les assistants de direction peuvent être titulaires d'un baccalauréat en affaires ou dans l'industrie dans laquelle ils travaillent.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'un assistant de bureau ?

Lors d'une journée typique, un assistant de bureau commence par vérifier son courriel et sa boîte vocale. Ils prennent note de tous les messages manqués des clients, des employés ou de la haute direction pour les transmettre aux travailleurs de bureau. Les assistants de bureau accueillent l'Office Manage et les employés de bureau à leur arrivée et reçoivent des tâches à accomplir. Tout au long de la journée, ils répondent aux appels téléphoniques, font des copies, télécopient des documents, organisent les fournitures de bureau et accueillent les visiteurs du bureau. 

Ils participent aux réunions et prennent des notes pour que les participants puissent les relire plus tard. Pendant les temps morts, les assistants de bureau collectent le courrier dans la salle du courrier et le distribuent dans tout le bureau. Ils font également des tournées de café ou de déjeuner pour les employés.

Quelles sont les qualités d'un bon Assistant de bureau ?

Un bon Assistant de bureau a une excellente communication écrite et verbale qui lui permet de composer des documents comme des mémos et de participer à des interactions positives avec les Travailleurs de bureau et les visiteurs en personne ou au téléphone. Il est également de nature avenante. L'amabilité est une qualité importante pour les assistants de bureau, car ils sont le premier point de communication avec les visiteurs ou les clients. Leur comportement influence la façon dont les visiteurs du bureau interprètent l'entreprise.  De plus, un bon Assistant administratif a de l'expérience dans l'utilisation de logiciels de planification et d'appareils de bureau qui lui permettent d'accomplir ses tâches professionnelles de manière efficace.

De qui relève un Assistant administratif ?

Un Assistant administratif relève généralement de l'Administrateur administratif pour recevoir les tâches et lui fournir un soutien administratif. Les assistants de bureau peuvent également relever indirectement des employés de bureau qui ont besoin d'eux pour faire des copies de documents ou envoyer des télécopies.

Quel est le salaire d'un Assistant de bureau ?

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