Fiche de poste et estimation de salaire

Contrôleur de documents

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Contrôleur de documents : Missions principales

Dans cette section, décrivez les tâches que votre contrôleur de documents devra effectuer. Incluez les tâches quotidiennes requises ainsi que celles qui sont moins fréquentes mais critiques. Vous devriez également inclure la manière dont le Contrôleur de documents interagit avec les autres membres et parties de l'organisation. Les responsabilités courantes d'un Contrôleur de documents sont les suivantes :

  • Imprimer et distribuer les documents selon les besoins
  • Scanner et télécharger les documents selon la procédure de l'entreprise
  • Collecter et enregistrer tous les documents techniques tels que les dessins et les bleus dans le système de l'entreprise
  • Revoir et mettre à jour les documents pour la maintenance et le contrôle de la qualité
  • Tenir les autres membres du personnel au courant des nouvelles versions des documents et de la manière d'y accéder
  • Traiter les documents de divers services
  • Créer des modèles à l'usage des autres membres du personnel
  • Maintenir la confidentialité des documents sensibles
  • Établir et maintenir des calendriers de conservation des documents

Formations et diplômes : Contrôleur de documents

Un diplôme d'associé ou plus en informatique, administration des affaires ou un domaine connexe est souvent requis pour un candidat Contrôleur de documents. Une connaissance pratique de plusieurs types de fichiers et de systèmes informatiques est également utile. Dans un domaine technique, une solide connaissance des documents spécialisés est essentielle. Les contrôleurs de documents doivent être compétents en matière de préservation des documents papier et des systèmes de capture/image de documents.

Expérience nécesssaire

Dans certaines entreprises, un contrôleur de documents est un poste de premier échelon. Les contrôleurs de documents doivent avoir de l'expérience avec les logiciels et les équipements de bureau. De nombreuses entreprises préfèrent que les candidats contrôleurs de documents aient un minimum de deux ans d'expérience professionnelle en gestion de documents ou de dossiers. Dans les entreprises qui traitent des informations sensibles, une plus grande expérience peut être exigée. Dans les entreprises techniques, vous pouvez exiger que les candidats aient de l'expérience avec des documents spécialisés tels que des plans ou des dessins scientifiques.

Questions fréquentes : Contrôleur de documents

Quelle est la différence entre un Contrôleur de documents et un Assistant administratif ?

Certaines entreprises utilisent indifféremment les titres de Contrôleur de documents et d'Assistant administratif. Cependant, il y a quelques façons de différencier les deux. Par exemple, les contrôleurs de documents se concentrent uniquement sur le maintien des documents de l'entreprise dans des systèmes de classement papier ou numérique organisés. Ils ont également la responsabilité d'apporter des modifications aux documents et d'accorder l'accès aux employés. 

En revanche, les assistants administratifs ont une variété de responsabilités, dont l'une consiste à maintenir des systèmes de classement organisés pour les documents de l'entreprise. Cependant, ils sont également chargés de prendre les appels, d'accueillir les visiteurs du bureau, de tenir à jour les planificateurs, de faire des copies et de rédiger des rapports au nom des administrateurs.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'un Contrôleur de documents ?

Lors d'une journée typique, un Contrôleur de documents commence par vérifier son courrier électronique et sa boîte vocale pour voir si des employés ont besoin d'accéder aux dossiers de l'entreprise. Tout au long de la journée, les contrôleurs de documents numérisent et téléchargent des documents papier sur un système de classement numérique. Ils aident également les membres du département des ressources humaines en cataloguant les informations relatives aux candidats et en les aidant à mettre à jour les documents de candidature ou les manuels de formation des employés. Les contrôleurs de documents communiquent également avec le service comptable pour leur fournir des états financiers avant la saison des impôts.

Quelles sont les qualités d'un bon contrôleur de documents ?

Un bon contrôleur de documents est une personne bien organisée. Cette qualité leur permet de superviser un grand nombre de documents importants de l'entreprise pour les retrouver facilement à la demande des employés. Il est attaché à la confidentialité et veille à confirmer l'autorisation d'un employé avant de lui donner accès à des documents particuliers. Cette qualité les motive également à mettre à jour des logiciels tels que les logiciels de protection contre les logiciels malveillants afin que les documents restent protégés contre les failles de sécurité. 

En outre, un bon Contrôleur de documents a une excellente communication interpersonnelle, ce qui l'aide à parler avec des employés de différents départements et titres de poste.

À qui le Contrôleur de documents rend-il compte ?

Un Contrôleur de documents travaillant dans une entreprise rend généralement compte au Responsable RH pour recevoir des mises à jour sur les systèmes de classement ou les documents de l'entreprise. Les contrôleurs de documents travaillant pour des entreprises de construction relèvent généralement du chef de projet ou du directeur de la construction pour tenir à jour les factures et les documents de paie. Ils fournissent également au directeur de projet ou au directeur de la construction les plans du site et les rapports environnementaux, selon les besoins.

Quel est le salaire d'un Contrôleur de documents ?

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