Fiche de poste et estimation de salaire

Coordinateur de bureau

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Coordinateur de bureau : Missions principales

Les coordinateurs de bureau effectuent un certain nombre de tâches de soutien administratif et de service à la clientèle pour assurer le fonctionnement efficace de leur environnement de bureau. Les tâches et responsabilités spécifiques peuvent inclure :

  • Répondre aux appels téléphoniques, transférer les appelants au besoin
  • Accueillir les clients et les visiteurs au bureau, s'assurer que les invités sont à l'aise et sont mis en relation avec le bon personnel de bureau
  • Gérer les horaires des espaces de conférence et communautaires
  • Surveiller et commander l'inventaire des fournitures de bureau et de salle de pause
  • Gérer la correspondance entrante et sortante, y compris les courriels, les télécopies, le courrier et les colis
  • Classement et organisation des dossiers, des factures et d'autres documents importants
  • Soumission des bons de travail et planification des réparations pour les espaces et les équipements de bureau généraux
  • Commande des réparations pour les équipements de bureau et l'entretien, connexion avec les fournisseurs et accompagnement de ces derniers

Formations et diplômes : Coordinateur de bureau

Les postes de Coordinateur de bureau exigent au moins un diplôme d'études secondaires ou un GED. Certains candidats peuvent également détenir un diplôme professionnel d'un programme de formation en gestion des affaires ou des bureaux. D'autres candidats peuvent être en train de poursuivre ou avoir terminé un diplôme d'associé ou de baccalauréat. Parmi les programmes pertinents, citons l'administration des affaires et la communication, qui permettent aux candidats d'acquérir des compétences en organisation et en communication professionnelle. L'éducation dans d'autres programmes de diplôme fournit également des compétences non techniques clés.

Expérience nécesssaire

Les candidats de niveau débutant peuvent avoir peu ou pas d'expérience et peuvent être formés sur le tas sous la direction d'un professionnel administratif plus expérimenté. L'expérience préalable d'un candidat Coordinateur de bureau peut inclure d'autres rôles administratifs de bureau et/ou une expérience de service à la clientèle. En outre, une expérience préalable dans le domaine des achats ou de la gestion des stocks démontre une capacité à commander et à gérer avec succès les fournitures de bureau. Pour les rôles au sein de certaines industries ou départements, comme la finance et la comptabilité ou les soins de santé, une expérience antérieure en tant que professionnel du soutien administratif dans ces milieux peut indiquer qu'un candidat peut faire la transition vers un rôle avec peu ou pas de formation supplémentaire.

Des exemples de descriptions de postes similaires

Si un Coordinateur de bureau n'est pas exactement ce que vous recherchez, vous trouverez ci-dessous des exemples de descriptions de postes similaires qui pourraient répondre aux besoins de votre entreprise.

Questions fréquentes sur les Coordinateurs de bureau

Quelle est la différence entre un Coordinateur de bureau et un Réceptionniste ?

Les Coordinateurs de bureau et les Réceptionnistes ont beaucoup de tâches similaires et certains bureaux utilisent le titre de manière interchangeable, tandis que d'autres ont des rôles distincts. En général, les réceptionnistes travaillent plus étroitement avec le public et se concentrent sur l'interaction avec les clients, tandis que les coordinateurs de bureau mettent l'accent sur la communication interne et les besoins du personnel. Dans les grandes entreprises, les réceptionnistes gèrent plusieurs lignes téléphoniques externes, dirigent les appels et traitent les visiteurs, laissant aux coordinateurs de bureau le soin d'organiser les activités au sein du bureau et de fournir une assistance administrative aux employés de leur bâtiment. Les Coordinateurs de bureau travaillent également avec les vendeurs et les fournisseurs pour suivre et réapprovisionner les stocks ou acheter des équipements d'usage général.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'un Coordinateur de bureau ?

Les Coordinateurs de bureau peuvent effectuer une variété de tâches au cours d'une journée donnée, selon les besoins du bureau. Ils préparent régulièrement un calendrier de tâches détaillées chaque matin avec un plan sur le moment et l'endroit où ils doivent accomplir chaque objectif. Les Coordinateurs de bureau utilisent un logiciel de planification pour traiter les demandes et communiquer avec les différents services pour rassembler les ressources nécessaires et confirmer les plates-formes de réunion. Pendant les temps morts, les Coordinateurs de bureau organisent les dossiers, font des copies et trient la paperasse pour se préparer aux périodes d'activité intense où ils doivent faire des courses et gérer un grand nombre d'appels.

Quelles sont les caractéristiques d'un bon Coordinateur de bureau ?

Les bons Coordinateurs de bureau ont une compréhension approfondie de toutes les activités du bureau. Ils prennent le temps de comprendre chaque service, rôle et chaîne de commandement afin de pouvoir fournir le soutien le plus efficace et le plus utile possible. Les meilleurs Coordinateurs de bureau ont une personnalité extravertie qui leur permet de connaître l'emploi du temps et les besoins réguliers de chacun de leurs collègues, fournisseurs et clients. Ils font preuve de tact dans leur communication avec les autres et dans la délégation des tâches. Les Coordinateurs de bureau qui réussissent assurent le suivi de chacune de leurs tâches, et ils sont capables d'effectuer plusieurs tâches et de suivre plusieurs responsabilités à la fois.

De qui relève un Coordinateur de bureau ?

Les Coordinateurs de bureau relèvent directement de l'Office Manage ou du Directeur commercial qui prend des décisions de haut niveau sur les flux de travail et l'infrastructure du bureau. Ils peuvent également rendre compte à divers chefs de service et chefs d'équipe pour les informer de la disponibilité des différentes installations et communiquer les nouvelles règles ou mises à jour du bureau. Les coordinateurs de bureau reçoivent des instructions d'autres membres du personnel administratif ayant plus d'ancienneté afin de développer les meilleures pratiques de gestion de l'environnement de bureau. Certains Administrateurs de bureau relèvent des Responsables des ressources humaines en raison de leur rôle dans l'élaboration des politiques de l'entreprise, la gestion des dossiers des employés et la diffusion des informations.

Quel est le salaire d'un Coordinateur de bureau ?

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