Fiche de poste et estimation de salaire

Employé de bureau

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Employé(e) de bureau : Missions principales

Un(e) employé(e) de bureau accomplit de nombreuses tâches de service à la clientèle et d'organisation administrative afin de promouvoir l'efficacité des opérations dans le bureau qu'il(elle) sert. Leurs tâches et responsabilités peuvent dépendre du lieu de travail et de l'industrie dans laquelle ils travaillent, mais comprennent souvent :

  • Répondre au téléphone à une réception ou dans un service spécifique et transférer les appels au besoin
  • Trier et distribuer le courrier entrant et collecter et envoyer le courrier sortant
  • Créer des documents, maintenir des bases de données et envoyer des mémos et des courriels
  • Prendre des dispositions logistiques pour des réunions ou des conférences, y compris la réservation de voyages, les réservations ou l'organisation de locations
  • Faire des courses et effectuer des livraisons autour du bureau ou à des parties externes
  • Recueillir, classer et organiser des documents de bureau, tels que des rapports et des dossiers confidentiels
  • Gérer le classement des documents numériques, y compris les documents chiffrés et la correspondance par courriel
  • Surveiller l'inventaire du bureau et commander des fournitures
  • Transcrire ou prendre des notes pendant les réunions et rédiger des procès-verbaux, des notes de service et/ou des ordres du jour
  • Préparer ou traiter des factures ou des estimations
  • Aider avec les comptes créditeurs et les comptes débiteurs, y compris des tâches comptables et bancaires simples
  • Emballer et expédier le matériel de l'entreprise

Formations et diplômes : Greffier

Les candidats au poste d'Employé de bureau doivent avoir au moins un diplôme d'études secondaires ou un GED. Certains candidats débutants peuvent avoir suivi des cours d'administration des affaires, de comptabilité ou d'autres cours de préparation dans un collège communautaire ou une école technique. Les rôles comportant des tâches plus complexes ou dans des industries spécialisées peuvent bénéficier de candidats ayant un diplôme d'associé ou de baccalauréat dans un domaine pertinent. La plupart des employés de bureau reçoivent une formation en cours d'emploi pour les politiques et pratiques de bureau spécifiques.

Expérience nécesssaire

Les candidats employés de bureau débutants peuvent ne satisfaire qu'aux exigences minimales en matière de formation et devraient suivre une formation en cours d'emploi sous la direction d'un professionnel administratif ou d'un employé de bureau plus expérimenté. Les autres candidats débutants peuvent avoir une ou quelques années d'expérience préalable dans le service à la clientèle, le soutien administratif ou tout autre domaine. Les candidats expérimentés peuvent avoir 2 ans ou plus d'expérience dans ces domaines, et ceux qui ont 4 ans ou plus d'expérience peuvent convenir à des rôles de direction.

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Questions fréquentes sur les Employés de bureau

Quelle est la différence entre un Employé de bureau et un Coordinateur de bureau ?

Les employés de bureau s'occupent des petits détails et des tâches quotidiennes tandis que l'Office Manage supervise les processus du lieu de travail, répond aux demandes des employés et travaille à maintenir l'environnement de bureau dans son ensemble. Les Office Managers ont plus d'ancienneté et de pouvoir de décision que les Employés de bureau. Les Office Manage délèguent des tâches aux employés de bureau, donnent des conseils sur les procédures du lieu de travail, élaborent des documents de référence et améliorent l'efficacité administrative. Les Office Managers font également office de liaison entre leurs collègues et le directeur de l'immeuble pour résoudre les problèmes liés aux installations partagées, tandis que les Employé de bureaus s'occupent principalement des communications inter-bureaux et redirigent les demandes extérieures.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'un Employé de bureau?

Les Employé de bureaus travaillent généralement 40 heures par semaine pendant les heures de bureau, mais peuvent travailler à temps partiel au sein d'une équipe. Les Employé(e)s de bureau doivent effectuer des tâches de routine de base chaque jour, comme vérifier leur courriel et leur boîte vocale, répondre aux messages, mettre à jour le calendrier du bureau, confirmer les rendez-vous et organiser les dossiers. Ils répondent aux appels au fur et à mesure qu'ils arrivent et peuvent gérer plusieurs lignes téléphoniques à la fois. Les employés de bureau font des copies, impriment des documents et envoient des télécopies au nom de leurs collègues, en déterminant l'urgence et la priorité des tâches à mesure que les demandes arrivent. L'organisation des stocks et la soumission des demandes de commande constituent un autre rôle clé des Employés de bureau.

Quelles sont les caractéristiques d'un bon Employé de bureau ?

Les bons Employés de bureau sont d'excellents multitâches qui peuvent travailler sur plusieurs projets pour plusieurs personnes différentes à la fois sans oublier aucune de leurs responsabilités. Ils planifient à l'avance pour coordonner les horaires et accélérer les flux de travail afin d'éviter les pertes de temps. Les Employés de bureau qui réussissent aiment rester organisés et gardent un espace de travail bien rangé, facile à utiliser pour eux et pour les autres afin d'accéder rapidement aux informations. Ils sont motivés et autonomes et prennent l'initiative d'envoyer des messages aux personnes appropriées et de réduire les temps d'attente pour les réponses.

Les employés de bureau ont-ils des responsabilités différentes selon les secteurs d'activité ?

Les employés de bureau ont les mêmes tâches générales, quel que soit le secteur d'activité, mais certains types d'employés de bureau peuvent avoir des responsabilités supplémentaires. Par exemple, un employé de bureau dans une institution financière peut avoir besoin de plus de connaissances en tenue de livres pour traiter les documents financiers, tandis qu'un employé de bureau dans une clinique de santé se spécialiserait dans la documentation et la communication médicales afin de pouvoir enregistrer les codes d'assurance appropriés et ajouter aux antécédents médicaux en cours.

Quel est le salaire d'un Employé de bureau ?

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