Fiche de poste et estimation de salaire

Greffier

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Greffier : Missions principales

Les greffiers sont responsables des tâches qui leur sont confiées par leur chef de bureau ou d'autres employés du service. La plupart de ces tâches consistent à travailler avec les documents de l'entreprise et les communications internes et externes. Cependant, les tâches des Greffiers peuvent également comprendre des travaux de comptabilité et d'inventaire, selon l'entreprise. Bien que les tâches varient en fonction de l'employeur et du secteur d'activité du Greffier, les tâches suivantes sont courantes :

  • Mettre à jour et stocker les dossiers commerciaux pour s'assurer qu'ils sont exacts et accessibles aux autres employés
  • Taper des rapports, lettres et autres documents commerciaux
  • Trier le courrier et y répondre ou le distribuer aux employés appropriés
  • Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels et les rediriger vers d'autres employés, le cas échéant
  • Issortir les factures et suivre les paiements en suspens
  • Prendre des dictées et des procès-verbaux pendant les réunions
  • Prendre des dispositions pour les voyages d'affaires d'autres employés de l'entreprise
  • Surveiller les fournitures de bureau et signaler les niveaux de stock bas au directeur du bureau

Formations et diplômes greffiers

Les greffiers doivent avoir au moins un diplôme d'études secondaires ou leur GED. Certaines entreprises préfèrent également embaucher des Greffiers qui ont suivi des cours de dactylographie et de logiciels de bureautique. La réussite de ces cours montre que les Greffiers peuvent effectuer en toute confiance certaines tâches de bureau clés.

Expériences requises pour les Greffiers

Les exigences en matière d'expérience pour les Greffiers varient selon l'entreprise et le temps qu'elle est prête à investir dans la formation d'un nouvel employé. Les Greffiers ayant au moins deux ans d'expérience dans un poste de bureau ou d'administration sont ceux qui ont besoin du moins de formation. La plupart des entreprises préfèrent embaucher des Greffiers qui ont de l'expérience dans l'utilisation des logiciels de bureau qu'elles utilisent.

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Questions fréquentes sur les Greffiers

Quelle est la différence entre un Greffier et un Secrétaire ?

Les Greffiers et les Secrétaires effectuent tous deux des tâches de bureau dans un cadre professionnel, mais ils diffèrent par leur niveau d'ancienneté et l'étendue de leurs responsabilités professionnelles. Par exemple, les Greffiers effectuent généralement des tâches de bureau comme répondre au téléphone, faire des copies, organiser des dossiers et distribuer le courrier pour tous les employés de bureau, y compris l'Office Manage. En revanche, les secrétaires effectuent des tâches de bureau spécifiquement pour un gestionnaire, un directeur ou un cadre au sein d'une entreprise. 

Parce qu'ils travaillent en étroite collaboration avec la direction de l'entreprise, ils sont généralement confrontés à des informations confidentielles et sont informés des licenciements potentiels, des réductions budgétaires, des primes ou des promotions avant les autres employés de l'entreprise.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'un Greffier ?

Lors d'une journée typique, un Greffier commence par vérifier la boîte vocale du bureau ou du département pour voir s'il y a des messages manqués. Ils accueillent également les employés et examinent leur emploi du temps. Tout au long de la journée, ils effectuent des tâches pour les employés de bureau et les gestionnaires selon les besoins, comme imprimer des documents, faire des copies et assister à des réunions pour prendre des notes pour les participants. Les Greffiers s'assurent de livrer le courrier sortant à la salle du courrier et de recueillir le courrier chaque jour pour le distribuer dans le bureau. Ils annulent également les rendez-vous avec les clients ou d'autres membres du personnel de l'entreprise au nom des employés lorsque ceux-ci ont un conflit d'horaire.

Quelles sont les qualités d'un bon Greffier ?

Un bon Greffier est quelqu'un qui est bien organisé. Être bien organisé leur permet de maintenir des systèmes de fichiers, des calendriers d'affaires et d'autres documents importants. Ils ont une nature avenante qui leur permet d'interagir avec les gestionnaires, les employés et les clients de façon positive. Ils ont également de l'expérience dans l'utilisation de logiciels pour gérer des systèmes de classement numériques ou des calendriers. En outre, un bon Greffier a une excellente communication écrite et verbale. Cette qualité les aide à taper des documents clairs et concis comme des notes de service, des courriels et des factures. Elle leur permet également de parler aux gens de manière professionnelle et efficace.

De qui relève un Greffier ?

Un Greffier relève généralement de l'Office Manage pour recevoir des tâches spécifiques et transmettre les messages des clients et des employés. Dans les grandes entreprises, les Greffiers travaillent généralement dans un service et peuvent relever du chef de service.

Quel est le salaire d'un Greffier ?

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