Fiche de poste et estimation de salaire

Office Manage

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Office Manage : Missions principales

Les Office Manages peuvent être le premier point de contact pour les parties internes et externes de votre bureau, ce qui peut avoir un impact sur certains éléments de service à la clientèle et de communication de leurs tâches professionnelles. Les tâches et les responsabilités varieront en fonction de la taille d'une organisation, mais pourraient inclure :

  • Superviser le travail de tous les employés du bureau pour s'assurer qu'ils travaillent de manière productive et respectent les délais et les normes de l'entreprise  ;
  • Conseiller tout employé ayant des difficultés dans son rôle
  • Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels des clients et les diriger vers le personnel concerné
  • Créer un budget de bureau et s'assurer que tous les employés le suivent
  • Surveiller les fournitures de bureau et commander de nouvelles papeteries, meubles, appareils électroménagers et électroniques selon les besoins
  • Interviewer et former les nouveaux employés de bureau et organiser leurs papiers d'embauche
  • Organiser les entreprises de maintenance pour garder le bureau propre et sûr et s'assurer que ses appareils sont en bon état de fonctionnement
  • Rapportant les progrès du bureau à la haute direction et travaillant avec elle pour améliorer les opérations et les procédures du bureau

Formations et diplômes : Office Managers

Les Office Managers doivent avoir au moins un diplôme d'études secondaires ou un GED. Votre organisation peut préférer les Office Managers ayant un diplôme d'associé ou un baccalauréat, par exemple en administration des affaires, qui fournit une formation commerciale générale. Si votre entreprise appartient à un secteur spécialisé, vous aurez peut-être besoin d'une personne possédant une qualification spécifique à ce secteur, comme un diplôme en administration des soins de santé ou en administration publique. Vous pourriez également préférer les Certified Office Managers accrédités par la National Office Managers Association of America.

Expérience nécesssaire

Les Office Managers étant responsables du fonctionnement des bureaux, ils doivent avoir une expérience de travail dans un environnement de bureau, généralement en tant qu'assistant administratif ou de bureau. La plupart des professionnels de bureau travaillent dans ces rôles d'entrée de gamme, tels que réceptionniste ou assistant de bureau, pendant trois à cinq ans avant de passer à un poste plus élevé comme Office Manage.

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Si un exemple de description de poste pour un Office Manage n'est pas exactement ce dont vous avez besoin, considérez l'un de nos exemples de description de poste pour un rôle similaire :

Questions fréquentes sur les Office Managers

Quelle est la différence entre un Office Manage et un Directeur des opérations ?

La différence entre un Office Manage et un Directeur des opérations est l'ancienneté et l'étendue de leurs responsabilités professionnelles. Par exemple, l'Office Manage supervise les opérations quotidiennes d'une succursale pour s'assurer que les employés maintiennent leur productivité. Ils communiquent avec la haute direction pour déterminer les changements nécessaires aux opérations quotidiennes.

En revanche, le directeur des opérations travaille au niveau de l'entreprise, et a donc plus d'ancienneté que les Office Managers. Ils coordonnent avec d'autres responsables de l'entreprise, comme le Directeur opérationnel (COO), la supervision des opérations de l'ensemble de l'entreprise, y compris de toutes ses succursales.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'un Office Manage ?

Lors d'une journée typique, un Office Manage commence par consulter son courrier électronique ou sa boîte vocale pour répondre aux messages urgents de la haute direction, des partenaires commerciaux, des employés ou des clients. Il consulte son agenda pour se rappeler des réunions ou des échéances à venir et accueille les employés de bureau à leur arrivée. Tout au long de la journée, ils organisent des réunions avec tous les employés pour discuter des nouvelles politiques et aborder des sujets liés aux RH. Ils rencontrent également les chefs de service pour examiner les besoins budgétaires et les projets du service.

Pendant les temps morts dans leur bureau, les Office Managers examinent les états financiers de leur succursale, enquêtent sur les plaintes des employés et examinent les candidatures pour les postes ouverts dans leur succursale.

Quelles sont les qualités d'un bon Office Manage ?

Un bon Office Manage est quelqu'un qui a une capacité naturelle à diriger, ce qui lui permet de superviser les opérations réussies d'un bureau et de ses employés. Ils ont une excellente communication écrite et verbale, ce qui leur permet de rédiger des courriels ou des mémos efficaces et de s'exprimer lors de réunions avec les employés du bureau ou les parties prenantes de l'entreprise. Ils doivent également avoir une excellente communication interpersonnelle car ils doivent parler quotidiennement avec les employés, la haute direction et les clients de l'entreprise.

En outre, un bon Office Manage assure un environnement de travail sûr pour ses employés en travaillant en étroite collaboration avec les RH pour prévenir les cas de harcèlement au travail et d'autres situations. Les Office Managers doivent également être capables de prendre des décisions difficiles pour préserver la santé globale de leur entreprise. Il peut s'agir de superviser des réductions budgétaires ou salariales ou de mettre en œuvre des licenciements ou des mises à pied parmi les membres du personnel.

De qui relève un Office Manage ?

Un Office Manage relève généralement d'un membre de la direction supérieure qui travaille au niveau de l'entreprise, comme le vice-président des ventes ou le directeur des opérations. Dans les petites entreprises, il peut relever directement du directeur des opérations (COO) ou du directeur général (CEO).

Quel est le salaire d'un Office Manage ?

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