Fiche de poste et estimation de salaire

Réceptionniste

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Réceptionniste : Missions principales

Les Réceptionnistes passent la plupart de leur temps à répondre aux appels téléphoniques. Cependant, un Réceptionniste peut également être chargé de :

  • Prendre des rendez-vous pour l'ensemble du personnel ou pour des employés spécifiques, tels que les cadres
  • Traiter les factures et aider les clients ou les consommateurs s'ils ont des questions sur leurs frais
  • Organiser les dossiers de facturation, les dossiers des clients et des consommateurs, etc.
  • Diriger les visiteurs vers le bon bureau
  • Répondre à toutes les demandes de renseignements des clients de manière polie et opportune

Formations et diplômes des Réceptionnistes

La plupart des Réceptionnistes doivent avoir au minimum un diplôme d'études secondaires ou un GED, et certains rôles qui bénéficieraient d'une formation collégiale peuvent remplacer l'expérience en cours d'emploi. Certains collèges communautaires et certaines organisations offrent des certificats de réceptionniste que les candidats peuvent compléter pour prouver leurs compétences. Un bon Réceptionniste est quelqu'un qui a la personnalité et l'intelligence pour représenter votre entreprise et toujours être en mesure de guider les clients ou les consommateurs là où ils doivent aller.

Expérience nécesssaire

De nombreuses entreprises embauchent des Réceptionnistes en tant qu'employés de premier échelon, ce qui signifie qu'on s'attend à ce qu'ils aient de zéro à trois ans d'expérience. On peut s'attendre à ce que les réceptionnistes qui travailleront avec des cadres ou avec des entreprises importantes ou complexes aient un degré plus élevé d'expérience et de qualifications.

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Questions fréquentes sur les réceptionnistes

Quelle est la différence entre un réceptionniste et un assistant de direction ?

Les réceptionnistes et les assistants de direction effectuent tous deux des tâches administratives et de bureau dans un environnement de bureau, mais ces rôles diffèrent les uns des autres en fonction des exigences spécifiques de leur poste. Par exemple, les réceptionnistes répondent au téléphone, numérisent, télécopient ou copient des documents, accueillent les visiteurs ou distribuent le courrier à l'ensemble d'un bureau ou d'un service d'une entreprise. En revanche, l'assistant de direction travaille uniquement avec un ou plusieurs cadres de l'entreprise pour gérer leurs rendez-vous, répondre aux appels téléphoniques ou accueillir les visiteurs. Les assistants de direction effectuent des tâches supplémentaires au nom du dirigeant, notamment en extrayant des données, en compilant des rapports et en rédigeant des notes de service à distribuer par courriel.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'un réceptionniste ?

Lors d'une journée typique, un réceptionniste commence par vérifier sa boîte vocale pour voir s'il y a des messages manqués des clients, de la haute direction ou des employés. Ils prennent note de tous les messages et des coordonnées pour les transmettre à l'Office Manage ou au personnel de bureau dès leur arrivée. Tout au long de la journée, les réceptionnistes effectuent diverses tâches, notamment répondre aux appels téléphoniques et les transférer, diriger les invités vers le bon bureau et numériser des documents pour les ajouter au système de classement numérique du bureau. 

Pendant les temps morts, les réceptionnistes pourraient effectuer des courses de café pour le personnel de bureau et récupérer le courrier dans la salle du courrier. Ils participent également aux réunions de bureau pour prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion auxquels les participants peuvent se référer ultérieurement.

Quelles sont les qualités d'un bon Réceptionniste ?

Un bon Réceptionniste a une nature avenante, ce qui lui permet d'accueillir les visiteurs du bureau ou les employés et de les mettre à l'aise. Cela est particulièrement important lorsqu'ils interagissent avec des clients ou des partenaires commerciaux, car leurs actions peuvent influencer la perception que le visiteur a de l'entreprise. Ils sont également capables d'utiliser des calendriers numériques et des appareils de bureau typiques tels que des photocopieurs, des imprimantes, des télécopieurs et des systèmes téléphoniques pour accomplir leurs tâches. De plus, un bon Réceptionniste possède une excellente communication écrite et verbale qui lui permet de rédiger des courriels ou des notes de service et de parler avec divers clients et intervenants de l'entreprise.

De qui relève un Réceptionniste ?

Les Réceptionnistes relèvent généralement directement de l'Office Manage au sein de l'établissement où ils travaillent. Ils peuvent également relever indirectement des employés de l'entreprise pour les aider dans leurs tâches quotidiennes. Dans les petites entreprises, les Réceptionnistes peuvent relever directement du Directeur général (CEO).

Quel est le salaire d'un Réceptionniste ?

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