Fiche de poste et estimation de salaire

Secrétaire

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Secrétaire : Missions principales

Les secrétaires sont généralement la première impression de votre entreprise, travaillant souvent à un bureau d'accueil. Ils pourraient effectuer des tâches telles que la tenue de dossiers, l'organisation de réunions, la prise de rendez-vous et la gestion des opérations quotidiennes d'une entreprise. Les secrétaires pourraient avoir accès aux comptes des clients et être amenés à résoudre le problème d'un client.

Les secrétaires peuvent également avoir les fonctions suivantes : :

  • Accueillir les visiteurs et les diriger vers les services ou les personnes appropriés
  • Répondre au téléphone et répondre aux demandes de renseignements par téléphone ou par courriel
  • Réserver des salles de réunion, organiser des conférences téléphoniques et prendre des messages et des procès-verbaux pendant les réunions
  • Exécuter des tâches administratives, y compris le classement et les photocopies
  • Rédiger des courriels, des mémos et des lettres
  • Mettre en place et/ou développer des procédures de bureau et des systèmes d'enregistrement

Les formations et diplômes requis pour les secrétaires

Les secrétaires sont souvent des diplômés du secondaire, bien que certaines industries, comme les secrétaires juridiques et médicales, aient besoin d'une formation supérieure pour comprendre la terminologie et les procédures. Par exemple, un baccalauréat en administration des affaires peut être bénéfique pour comprendre les environnements d'entreprise. La certification dans des programmes logiciels spécifiques peut être utile à votre organisation, vous devriez donc les énumérer dans la description de poste si cela est nécessaire pour le poste.

Expérience nécesssaire

Les secrétaires doivent avoir de l'expérience dans la communication avec les autres et avoir la capacité d'accueillir et d'aider les clients dans un gestionnaire accueillant et professionnel. Ils peuvent avoir besoin de communiquer avec les clients au téléphone, en personne, par le biais d'un chat en ligne ou par écrit. 

Les postes de Secrétaire peuvent être de niveau débutant, auquel cas un employé apprend souvent sur le tas. Cependant, un Secrétaire devrait également avoir des compétences informatiques de base, ainsi qu'une familiarité avec plusieurs applications logicielles. Elle devra gérer les plannings, les espaces de réunion, les rendez-vous et plus encore, et devrait avoir de l'expérience dans la gestion des plannings dans d'autres capacités. 

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Questions fréquentes sur les secrétaires

Quelle est la différence entre une secrétaire et un employé de bureau ?

Les secrétaires et les employés de bureau ont des rôles similaires, mais les secrétaires ont tendance à avoir des responsabilités plus frontales, tandis que les employés de bureau travaillent dans les coulisses. Les secrétaires fournissent des services d'accueil pour l'ensemble d'un bureau, d'un service ou d'une personne spécifique, tandis que les employés de bureau peuvent ne pas interagir du tout avec le public. Les Greffiers s'occupent de remplir des documents, de saisir des données et de faire des courses de base au bureau. Les secrétaires s'occupent des tâches de communication immédiate pour tenir le bureau au courant de ses activités quotidiennes, tandis que les employés de bureau peuvent travailler sur des projets spécifiques comme la numérisation de vieux dossiers ou la collecte de reçus pour les comptes clients.

Quelles sont les caractéristiques d'une bonne secrétaire ?

Les bonnes secrétaires font preuve d'un grand professionnalisme et de tact lorsqu'elles interagissent avec les employés de bureau et les visiteurs. Elles savent faire preuve de discrétion lorsqu'elles discutent des activités du bureau avec les clients, en veillant à ne pas faire de promesses qu'elles ne peuvent pas tenir ou à ne pas fournir d'informations inexactes. Les secrétaires qui réussissent agissent dans l'urgence lorsqu'ils traitent des communications et accomplissent des tâches de bureau, en s'assurant que tout le monde est au courant des informations mises à jour en temps voulu. Elles observent les routines de bureau et apprennent à anticiper les besoins de leurs collègues et des clients pour rendre les flux de travail encore plus efficaces.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'une secrétaire ?

Les secrétaires ont tendance à travailler pendant les heures de bureau habituelles dans un environnement de bureau, bien que certaines secrétaires puissent accompagner leur équipe lors de voyages d'affaires ou travailler tard pour fournir une assistance personnalisée. Ils commencent la journée en vérifiant les courriels, le courrier physique et les messages vocaux pour rattraper les communications de bureau qui se sont produites lorsqu'ils n'étaient pas au bureau. Elles passent des appels pour confirmer des rendez-vous et envoyer des rappels au personnel de bureau. Les secrétaires peuvent assister à des réunions de bureau et prendre des notes ainsi que le procès-verbal de la réunion, puis distribuer le résumé dans le bureau. En fin de journée, ils mettent en place des messages sortants.

Quels sont les différents types de Secrétaire ?

Alors que les Secrétaires effectuent généralement des travaux de bureau et administratifs généraux, ils peuvent avoir des tâches plus spécifiques selon leur domaine d'intervention. Les secrétaires de direction et les secrétaires privés fournissent un soutien à un seul employé de haut niveau au lieu de servir un bureau entier, et peuvent assumer les fonctions d'un assistant personnel, comme faire les courses. Certains secrétaires, comme les secrétaires juridiques et les secrétaires médicaux, peuvent avoir une connaissance spécialisée du jargon et des règlements de l'industrie. D'autres types de secrétaires comprennent les secrétaires scolaires, les secrétaires immobiliers et les sténographes.

Quel est le salaire d'un Secrétaire ?

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