Fiche de poste et estimation de salaire

Secrétaire médicale

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Secrétaire médicale : Missions principales

La tâche principale d'une secrétaire médicale est de veiller au bon fonctionnement des opérations du cabinet. Elles traitent les informations sur les patients, les demandes d'assurance et les paiements. Elles gèrent également le calendrier du Médecin, la base de données du bureau et les dossiers des patients. Les autres responsabilités liées à ce rôle peuvent inclure la rédaction et la préparation de rapports ainsi que la dactylographie et la transcription de rapports médicaux.  

Les autres tâches peuvent inclure :

  • Assurer la gestion du système de fichiers et de la base de données
  • Prendre des messages et gérer un téléphone à plusieurs lignes pour traiter les appels
  • Traiter les demandes d'assurance médicale et la facturation des patients
  • Prévoir les réunions du personnel
  • Traiter les télécopies et le courrier
  • Préparer les rapports, factures et notes de service
  • Prévoir des rendez-vous et des interventions chirurgicales, envoyer des rappels de rendez-vous et faire des appels de suivi ou générer des courriels

Formations et diplômes requis pour un emploi de Secrétaire médicale

La formation minimale requise pour un emploi de Secrétaire médicale est un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent. Les secrétaires médicales ne sont pas tenues d'avoir des diplômes supérieurs, mais les secrétaires médicales de direction devraient avoir un baccalauréat. Il peut être utile de posséder un certificat d'une école professionnelle ou technique ou un diplôme d'associé d'un collège communautaire attestant de la réussite d'un programme de formation en administration médicale. La certification est volontaire, mais l'Association internationale des professionnels de l'administration offre une certification de spécialité en gestion organisationnelle et en professionnel certifié de l'administration. 

Expérience nécesssaire

Il est utile qu'un candidat secrétaire médicale ait une certaine expérience en secrétariat, mais les candidats doivent être familiers avec la terminologie et les pratiques médicales. Le candidat retenu aura une à deux années de formation sous forme d'expérience en milieu de travail et de formation avec d'autres travailleurs de soutien expérimentés, ce qui représenterait un à trois mois.

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Questions fréquentes sur les secrétaires médicales

Quelle est la différence entre une secrétaire médicale et une assistante médicale ?

Les secrétaires médicales et les assistants médicaux sont deux rôles de soutien importants dans tout cabinet médical. La principale différence entre les secrétaires médicales et les assistants médicaux est l'étendue de leur travail. Les secrétaires médicales interagissent avec les patients et le personnel grâce à leur rôle à la réception. Les assistants médicaux effectuent des tâches de bureau et offrent un soutien clinique aux médecins, mais leurs interactions avec les patients sont limitées. Les assistants médicaux peuvent aider les secrétaires médicales à classer les dossiers, à préparer les dossiers médicaux et à imprimer des documents pour approvisionner le bureau. Ils peuvent également stériliser les salles de traitement, stocker l'équipement médical et prendre les antécédents médicaux pour aider les Médecins généralistes à préparer un rendez-vous.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'un Secrétaire médical ?

Les Secrétaires médicaux accueillent les patients lorsqu'ils entrent dans la salle d'attente du cabinet médical et confirment qu'ils ont un rendez-vous. Pour les personnes qui se présentent sans rendez-vous, elles recherchent les ouvertures et communiquent avec le patient pour lui indiquer combien de temps il peut s'attendre à attendre. Elles remettent aux patients les documents d'admission et leur expliquent les questions qu'ils ne comprennent pas. Les secrétaires médicales acceptent les appels entrants et résolvent les problèmes ou prennent un message. Elles utilisent un logiciel de planification ou un portail en ligne pour mettre à jour les informations concernant la visite de chaque patient, les rendez-vous à venir et les résultats des tests. Les secrétaires médicales coordonnent les rendez-vous avec les laboratoires et les établissements de diagnostic lorsque les patients ont besoin d'un suivi extérieur.

Quelles sont les caractéristiques d'une bonne secrétaire médicale ?

Les bonnes secrétaires médicales ont d'excellentes compétences en matière de service à la clientèle qui aident les patients à se sentir bienvenus et à l'aise. Lorsqu'elles discutent d'informations médicales avec les patients, les secrétaires médicales font preuve de tact et de discrétion pour protéger leur vie privée et respecter les normes HIPAA. Elles sont naturellement organisées et peuvent respecter des procédures cohérentes lorsqu'elles prennent des renseignements sur les patients, envoient des télécopies et du courrier, informent les Médecins généralistes de leur emploi du temps, préparent les factures et communiquent avec les assureurs. Les secrétaires médicales qui réussissent sont attentives aux flux de travail de leurs collègues afin de pouvoir anticiper leurs besoins en matière de soutien administratif et de rendre le bureau plus efficace. Elles ont également une bonne mémoire qu'elles utilisent pour soutenir leur équipe.

De qui relève une secrétaire médicale ?

Les secrétaires médicales relèvent généralement d'un Office Manage mais peuvent relever directement d'un Médecin dans les petits cabinets privés qui ont un personnel de bureau limité. Au quotidien, les secrétaires médicales rendent compte aux autres membres du personnel pour les informer de l'état d'avancement des différentes tâches. Par exemple, elles peuvent se rapporter à un facturier médical pour communiquer sur l'état du compte d'un patient ou rencontrer l'Infirmière en chef pour confirmer les horaires des soins infirmiers pour la semaine à venir.

Quel est le salaire d'un Secrétaire médicale ?

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