Les tâches et responsabilités quotidiennes d'un Agent de conformité tournent généralement autour de l'identification et de l'élimination des risques de non-conformité, tant en externe qu'en interne. Votre description de poste doit décrire avec précision les règles et règlements spécifiques que les agents de conformité doivent surveiller en permanence. Leurs tâches et responsabilités les plus importantes sont :
Les agents de conformité doivent généralement être titulaires d'au moins une licence en gestion commerciale, en droit, en finance, en administration des affaires ou dans tout autre domaine pertinent. Leur formation consiste généralement à occuper des fonctions qui leur offrent une expérience de la gestion des risques et une familiarité avec les exigences juridiques spécifiques d'un certain domaine d'activité. Certains domaines, comme la banque, exigent également une certification spécifique en tant qu'agent de conformité.
Le rôle d'agent de conformité n'est généralement pas considéré comme un poste de premier échelon et la description du poste doit le refléter. Outre les diplômes et les certifications nécessaires, les aspirants agents de conformité devraient avoir au moins trois à cinq ans d'expérience dans des rôles qui les ont directement exposés à la gestion des risques et à la garantie de la conformité aux lois et aux règlements.
Les agents de conformité et les auditeurs travaillent tous deux pour garantir le respect des lois et des règlements par une organisation, mais leurs domaines d'intervention et leurs antécédents professionnels diffèrent. Par exemple, les agents de conformité travaillent généralement en tant qu'employés permanents d'une société pour s'assurer de leur conformité actuelle et future aux lois et règlements. Ils anticipent également les changements dans les lois et les règlements et planifient de nouvelles procédures en fonction de ces prédictions.
En revanche, les Auditeurs travaillent généralement pour des organisations financières et des agences gouvernementales. Ils effectuent des audits soit à la demande de la société ou d'un organisme gouvernemental. Au cours de leurs audits, ils examinent les dossiers actuels et antérieurs pour déterminer la conformité d'une organisation aux réglementations actuelles et passées. Par conséquent, les agents de conformité sont axés sur l'avenir, tandis que les auditeurs sont axés sur le passé dans leurs tâches professionnelles.
Lors d'une journée typique, un agent de conformité commence par vérifier son courrier électronique et sa boîte vocale pour répondre aux messages urgents de la haute direction. Ils utilisent également ce temps pour examiner leur calendrier pour les heures de réunion. Tout au long de la journée, ils participent à des réunions avec les cadres de l'entreprise pour passer en revue les nouvelles lois sur l'emploi, les normes de transport et de fabrication et d'autres types de réglementations gouvernementales. Les Agents Conformité utilisent le temps entre les réunions pour rendre visite aux Responsables de département et obtenir des états financiers et d'autres documents à examiner.
Lors des temps morts dans leur bureau, les Agents Conformité examinent ces documents et les comparent à la législation actuelle. Ils prennent note de toute activité troublante pour la signaler à la direction supérieure. Les agents de conformité rédigent également des rapports ou des mémos pour aider les employés à comprendre comment se conformer aux lois et aux règlements.
Un bon agent de conformité a un code éthique fort qui le motive à identifier les cas de fraude, les problèmes de sécurité ou les préoccupations environnementales et à les signaler en conséquence. Ils ont une excellente communication verbale, ce qui leur permet de parler avec les dirigeants de l'entreprise, les employés et les professionnels externes. Ils ont également d'excellentes compétences en communication écrite pour rédiger des rapports et des documents de politique qui appliquent les lois et les règlements au sein de l'entreprise. De plus, un bon Agent de conformité examine régulièrement les nouvelles de l'État et les nouvelles fédérales afin d'identifier les nouvelles règles qui s'appliquent à leur entreprise et à son secteur d'activité.
Un Agent de conformité relève généralement du Directeur des opérations (COO) au sein d'une entreprise. Le Directeur des opérations supervise toutes les pratiques et procédures de l'entreprise relatives aux opérations quotidiennes, de sorte que les Agents de conformité interagissent régulièrement avec eux et leur signalent les problèmes de non-conformité. Dans les petites entreprises, un Agent de conformité peut faire directement rapport au Directeur général (COO) pour déterminer les besoins en matière de conformité.
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