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Faire travailler ses collaborateurs en télétravail est une solution qui permet d'avoir une flexibilité dans le temps de travail et dans l'organisation du travail. Il est ainsi possible de gérer son équipe à distance, mais attention aux risques d'isolement. Découvrez les solutions pour fédérer vos équipes et créer un esprit d'entreprise en distanciel dans cet article.
1. Préparez l’arrivée de vos nouveaux collaborateurs en distanciel
La préparation de l’arrivée d’un nouveau collaborateur est une étape qu’il ne faut pas négliger, même en distanciel.
Afin d'atteindre les objectifs fixés, il est important que les collaborateurs se sentent bien accueillis et qu'ils comprennent le rôle qu'ils joueront au sein de l'entreprise.
L’onboarding consiste à assurer le transfert des connaissances nécessaires et des compétences aux nouveaux collaborateurs pour qu’ils puissent s’intégrer rapidement et être rapidement autonomes. Pour cela, vous pouvez anticiper leur arrivée en leur envoyant des goodies de votre marque et un livret d’accueil pour guider les premiers jours du nouveau salarié.
2. Assurez-vous que vos collaborateurs disposent d’un bon espace de travail en remote
En tant que manager, vous devez veiller à maintenir un bon niveau de productivité chez vos salariés en télétravail.
Pour cela, il est important de considérer les conditions dans lesquelles travaillent les salariés en remote : sont-ils à l'aise ? Ont-ils le matériel nécessaire ? Est-ce qu'ils ont besoin d'un espace privé pour travailler (espace de coworking) ? Est-ce que leur logement est adapté au télétravail (connexion wifi, bureau, etc) ?
Certaines entreprises vont même jusqu’à offrir quelques jours par semaine en espace de coworking pour que les salariés en distanciel évitent de s’isoler et en profitent pour faire du réseau.
3. Gardez une vision globale des sujets sur lesquels vos collaborateurs travaillent
Vous ne pouvez pas être présent aux côtés de vos collaborateurs pendant leurs heures de télétravail, mais vous devez garder un oeil sur ce qu'ils font et sur leurs priorités pour assurer un vrai suivi même à distance.
Pour cela, vous pouvez mettre en place des outils de travail partagés, des réunions de suivis journalières ou hebdomadaires aussi bien en équipe qu’en one to one. Essayez d’identifier leurs horaires approximatifs de travail et les sujets sur lesquels ils travaillent dans la journée pour venir échanger avec eux à ce propos.
En outre, il est important de montrer à vos salariés que malgré la distance, vous savez sur quoi ils travaillent et que vous êtes présent en cas de problème. Il n’y a rien de plus démotivant pour un salarié que de se retrouver bloqué sur un sujet sans retour de son manager.
4. Documentez l’intégralité de vos réunions en distanciel
La documentation est un point essentiel dans le cadre du télétravail.
Puisque vous ne vous retrouvez plus dans le même bureau, pour que le télétravail fonctionne, il est important que chacun sache exactement ce qu’il doit faire. Chaque employé doit être clairement informé des tâches qu’il a à accomplir et des objectifs fixés par la direction. La documentation est donc primordiale !
Elle facilite l’organisation des réunions et permet aux salariés de travailler en asynchrone. Cela permet d’avoir une trace écrite des discussions et que chacun puisse suivre son travail de manière individuelle ou collective. Ainsi, nous vous invitons à préparer chaque réunion avec un ordre du jour collectif pour que chacun puisse lister les sujets à aborder, une to do list ainsi qu’un debrief de chaque réunion.
5. Apprenez à vos collaborateurs à gérer leurs notifications pendant le télétravail
Vos collaborateurs vivent au même endroit qu’ils travaillent, il faut donc qu’ils se fixent un cadre pour ne pas empiéter sur la vie personnelle ou professionnelle. Incitez-les à mettre à jour leur statut sur Slack par exemple lorsqu’ils prennent leurs pauses repas ou lorsqu’ils sont en call. Travailler en remote, ce n’est pas comme dans un open space, personne ne sait ce que fait chaque collègue. Si vos équipes travaillent sur des horaires différents en asynchrone, il ne faut pas avoir peur de “déranger”, c’est à chacun de bien gérer ses notifications en fonction du rythme de travail.
6. Préférez les fast call pour faciliter les échanges avec les collaborateurs
Il est beaucoup plus facile de transmettre un message à ses collaborateurs de vive voix plus que par messages. Mais attention à ne pas tomber dans “la réunionite”, c’est-à-dire l’organisation d’un nombre excessif de réunions, d'une durée excessive. Le phénomène de la réunionite n'aboutit à aucune prise de décision puisque tous les participants ne se sentent pas tous toujours concernés par l’objet et peuvent souvent être déconcentrés.
C’est pourquoi, il faut éviter les réunions inutiles et convier uniquement les collaborateurs qui sont responsables du sujet.
7. Retrouvez les moments de la machine à café en télétravail
Pour engager ses salariés, il est pertinent de retrouver les moments du bureau en télétravail. Pour cela, vous pouvez proposer des fast call pendant les pauses café, des jeux du goûter pour garder le lien social et éviter de s’isoler. Vous devez avant tout miser sur une bonne communication interne à travers le partage d’informations et de connaissances entre les collaborateurs. Pour cela, vous pouvez mettre en place des réunions moins formelles ou envoyer une newsletter interne avec les informations pertinentes concernant l’équipe, les chiffres clés et les prochains événements à venir, etc.
Réussir à fédérer ses salariés cela fonctionne aussi grâce à une vision globale de tout ce qui se passe dans la vie des bureaux : nouveaux arrivants, départs, etc
8. Soyez attentif au bien-être de vos salariés en remote
Puisque vous ne retrouverez plus les moments dans les bureaux, il est difficile de jauger le moral de vos collaborateurs. Pour palier à ça, planifiez des moments de debrief pour vérifier le bien-être de vos salariés en télétravail et ainsi mesurer leur productivité.
9. Organisez des moments pour retrouver vos équipes hors du télétravail
Faites venir vos équipes ponctuellement pour vous rencontrer physiquement, échanger sur d’autres sujets que le travail, interagir autour d’ateliers qui sont parfois compliqués à organiser en distanciel.
Rassembler ses équipes grâce au teambuilding, c’est une autre bonne idée qui permet de créer du lien et de renforcer la cohésion dans l’entreprise.
10. Proposez des salaires attractifs aux collaborateurs en télétravail
L'un des principaux avantages du télétravail est qu'il vous permet d'embaucher des personnes de n'importe où. Cela signifie que vous pouvez embaucher des employés qui ne peuvent peut-être pas déménager pour un emploi, mais qui ont un grand talent et de grandes compétences.
La meilleure façon d'attirer ces employés est de leur offrir des salaires compétitifs. Vous montrez ainsi que votre entreprise apprécie le travail qu'ils font et souhaite les rémunérer en conséquence.
Un autre avantage du télétravail est qu'il permet d'économiser de l'argent sur l'espace de bureau et les services publics. Si vous êtes en mesure d'offrir des salaires compétitifs tout en économisant sur les frais généraux, il est probable que vous serez en mesure d'offrir des salaires plus compétitifs que ceux des autres entreprises de votre secteur.
Les télétravailleurs ne bénéficient pas d'heures supplémentaires ni d'avantages sociaux et doivent payer plus d’électricité, ils ont donc besoin d'un salaire plus élevé pour compenser.
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