6 conseils pour mieux organiser vos réunions

Les réunions, c’est bien, mais c’est souvent un moment de perte de temps. Pour que cela ne soit pas le cas, il faut bien préparer les tables rondes et s’assurer que chacun s’implique dans les discussions. Voici quelques conseils pour que vos réunions soient plus efficaces.

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Organisez les réunions qui sont vraiment importantes

Les réunions sont essentielles pour l'équipe. Elles permettent de partager des informations, de clarifier les priorités et d'organiser des actions. Mais, comme c'est souvent le cas avec les équipes qui travaillent sur un projet important, on assiste à une multiplication des réunions.

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Le problème est que beaucoup ne sont pas indispensables et n'apportent rien de plus par rapport aux échanges informels ou aux discussions par e-mail. Il est donc primordial de savoir organiser les réunions qui sont vraiment importantes.

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Sinon, vous pouvez transmettre des informations en asynchrone entre collaborateurs à travers des outils tels que Loom ou des vocaux si un simple email n’est pas suffisant.

Soyez clair sur l'objectif de la réunion

Afin que chacun comprenne ce qui est attendu pendant la réunion, un objectif clair s'impose. Il faut donc bien présenter la tâche à accomplir et les points à aborder avant la réunion. Cela facilitera l’efficacité de la réunion puisque chacun aura pu y réfléchir et préparer quelques idées. Ainsi, vos collaborateurs ne seront pas stressés en amont par l’objet de la réunion.

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Gardez en tête qu’une réunion est égale à un sujet. Si pendant la réunion, si vous commencez à dériver sur un autre sujet, reprogrammez un autre point qu’avec les personnes concernées pour éviter les réunionites.

Anticipez vos réunions avec un ordre du jour

Chaque réunion doit être préparée avec un ordre du jour pour savoir les thématiques à aborder pendant le point. Partagez cet ordre du jour à l’équipe avant la réunion pour que chacun ajoute ses points à aborder et pour prendre connaissance de l’objet de la réunion. Ainsi, vos réunions seront mieux organisées et documentées pour l’ensemble de vos collaborateurs.

Maîtrisez la durée de vos réunions

Il est important de maîtriser la durée des réunions afin que vos employés puissent prendre part aux discussions et donner leur avis sans être obligés d’y consacrer plusieurs heures chaque jour. Mal organisées, les réunions sont source de stress et de démotivation. Si vous n’avez pas le contrôle de la durée de vos réunions, vous pouvez ainsi manquer d'efficacité et perdre en productivité.
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Les réunionites sont une grande perte de temps et d’inefficacité pour les entreprises. Il est donc essentiel que vous maîtrisiez la durée de vos réunions pour éviter les réunionites.

Autrement, allez à l’essentiel, il faut privilégier les fast call de 5 à 15 min pour ne pas s’éparpiller et dériver sur d’autres sujets pendant la réunion.

Conviez les personnes vraiment pertinentes en réunion

Les réunions sont souvent considérées comme un gaspillage de temps et d’énergie. Pourtant, elles peuvent être une bonne méthode pour rassembler les gens d’une entreprise et améliorer la communication entre les membres d’une équipe. Mais pour éviter que des personnes ne parlent pas ou soient sur leurs mails ou leur téléphone pendant la réunion, 1 représentant par équipe suffit pour transmettre les informations aux autres membres de l’équipe.

Chaque personne doit sortir de la réunion avec un plan d’action détaillé.

Tous vos collaborateurs doivent sortir de la réunion avec un plan d’action

Une fois la réunion terminée, il est nécessaire d’avoir une idée claire de ce que l’on veut faire et de la manière dont on va exécuter le plan d’action. Il est donc nécessaire d’avoir un débrief écrit de la réunion pour que tout soit bien documenté pour les absents et ceux qui sont intéressés par le sujet de la réunion et les décisions qui y ont été prises. Surtout si vous êtes en télétravail, il est important de documenter chaque réunion.
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Pour avoir un maximum de chances de succès, il faut s’organiser et définir les grandes lignes du projet. Ainsi, il faut savoir quelle est la mission à accomplir et quels sont les objectifs que l’on souhaite atteindre. Pour cela, il faut définir qui est responsable de chacune des tâches, quelle est la to do list pour chaque participant et quels sont les objectifs de chacun des membres de l’équipe. Enfin, il ne vous reste plus qu’à assurer un bon suivi pour assurer le succès du projet.

En bref, cette nouvelle organisation des réunions ne pourra que rendre vos salariés plus productifs.