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espace de travail

6/2/2023

5 min

Comment optimiser l’espace de travail de vos collaborateurs en tant qu’entreprise distribuée ?

Sacha Kleynjans
Co-fondateur

Les entreprises distribuées sont souvent décrites comme des organisations à la fois flexibles et performantes. En effet, elles permettent aux membres de se rencontrer physiquement le moins possible et d’éviter les coûts liés aux déplacements. Ces organisations permettent aux collaborateurs de se concentrer sur leurs objectifs, tout en offrant un meilleur confort de vie au quotidien. Toutefois, comment bien organiser les espaces de travail lorsque les salariés sont en présentiel ? Découvrez le dans cet article :

Entre espace de travail, de repos, de déjeuner et de parking, il faut savoir bien les organiser pour que chacun puisse travailler efficacement. Il est donc important de bien réfléchir à la configuration des espaces de travail de l’entreprise distribuée aussi bien pour les interactions virtuelles (lien article tt) que physiques.

Voici quelques idées pour optimiser le bureau pour vos collaborateurs :

Déterminez les besoins de vos salariés au bureau

Pour commencer, il faut déterminer les besoins des différents types d'emplacements (individuel ou collectif) entre espace de travail, de réunion et de repos.

Généralement, les collaborateurs ont besoin d'un espace privé où ils peuvent travailler en toute tranquillité. Outre cet aspect pratique, cela permet aux employés de se concentrer sur leur mission principale sans être dérangés par les autres employés.Il faut recueillir le besoin de vos salariés en fonction de leur profession et de leurs habitudes de travail. Un commercial ne se servira pas des bureaux de la même façon qu’un manager ou un développeur par exemple. Ils auront des besoins différents en fonction du temps passé en réunion, au téléphone ou sur leur ordinateur.

Organisez l’occupation de vos espaces partagés au bureau

L'aménagement des espaces de travail repose sur plusieurs critères comme le nombre de collaborateurs présents, la taille de la structure, les activités réalisées et son agencement général (open-space ou cloisonné).

Le contexte sanitaire, le développement du flex office (ou “bureau flexible”) et les nouveaux modes de travail obligent les entreprises à repenser leurs bureaux et espaces de travail. En moyenne, 40% des espaces sont inutilisés quotidiennement, notamment à cause du télétravail, des déplacements ou des congés de chacun.

Pour cela, vous devez optimiser la gestion des espaces de travail et mettre en place le desk sharing dans votre entreprise ! Le desk sharing est une nouvelle pratique de travail qui consiste à organiser différemment l'espace de travail en partageant les bureaux.

Lorsque vos salariés sont au bureau, vous devez anticiper les moments en salle de réunion, en cafétéria pour le déjeuner en prévoyant le nombre de couverts pour éviter le gaspillage alimentaire, ou encore en anticipant les besoins de vos salariés en leur offrant la possibilité de réserver une place dans le parking d’entreprise s’ils viennent en voiture.

Optimisez la disposition des bureaux pour vos collaborateurs

Les choix ne sont pas toujours simples lorsqu’il s’agit de l’aménagement d’un espace de travail : la taille des bureaux, le mobilier, le rangement et l’éclairage doivent être optimisés pour créer un environnement de travail agréable et favorisant la productivité. En effet, un cadre de vie sain est essentiel pour favoriser la concentration et être plus efficace au quotidien.Pour optimiser la disposition des bureaux, il faut la faire varier selon les besoins du collaborateur. Certains peuvent avoir besoin d'être plus proches de leur supérieur ou de collègue pour pouvoir interagir efficacement avec eux et ceux qui ont besoin d'espace pour mieux réfléchir peuvent avoir besoin d'un espace plus grand ou encore si un collaborateur a besoin d’une imprimante à proximité de son poste de travail.

Vous devez créer un espace confortable et fonctionnel pour vos employés et prévoir un rangement personnel pour chaque poste de travail.

Choisissez bien le matériel, le mobilier et la décoration de vos bureaux pour vos collaborateurs

Il est primordial que le matériel et le mobilier soient adaptés aux besoins des collaborateurs. Par exemple, si vous avez des personnes qui travaillent beaucoup sur ordinateur, il faut choisir un écran assez grand, avec une bonne luminosité et une bonne ergonomie (si possible).

Il faut que votre espace de travail soit agréable à vivre !

Vous avez des murs blancs lisses et vous ne savez pas comment les personnaliser au mieux ? Vous pouvez ajouter des tableaux, des illustrations, des stickers, des néons, etc.Ainsi, vous pouvez personnaliser vos bureaux en affichant votre charte graphique, votre marque et votre histoire.

Si toutes les conversations téléphoniques s’entendent au bureau, il existe des panneaux acoustiques pour réduire le bruit. Pour faire barrière contre le bruit, vous pouvez aussi installer des cadres végétaux en lichen, colorés avec un pouvoir absorbant acoustique.

Vous pouvez également ajouter des plantes vertes comme des cactus ou des bambous (pour une ambiance tropicale), sous forme de balconnières qui permettent de séparer un espace de façon plus informelle qu’une cloison standard. Vos salariés ne pourront qu’apprécier la présence de plantes au bureau, à condition qu’elles soient entretenues.

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