Entretiens d'évaluation, ce qu'il faut faire et ne pas faire

L'entretien d'un employé peut être difficile à gérer, surtout si vous êtes un nouveau manager. Vous vous demandez peut-être quelle est la meilleure approche pour donner un retour constructif. Vous êtes probablement préoccupé par l'équilibre à trouver entre l'évaluation des performances, le retour d'information et la définition d'objectifs futurs. Plus important encore, vous vous demandez probablement quels sont les pièges à éviter lors d'une évaluation des employés afin de maintenir le moral des employés à un niveau élevé et de réduire le turnover. Une évaluation classique d'un employé portera sur les points suivants : les performances, les objectifs atteints, non atteints et dépassés ainsi que les commentaires sur la façon dont l'employé travaille au sein de son équipe.

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Comment procéder à l'évaluation des employés ?

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Lorsque vous faites un entretien d'évaluation, vous devez d'abord établir un questionnaire à envoyer à l'employé et à ses collègues. Ces questions doivent porter sur les forces et les faiblesses de l'employé, ses performances professionnelles et les points à améliorer. Donnez à vos employés la possibilité de procéder à leur propre autoévaluation avant la réunion. L'autoévaluation est un excellent moyen pour les managers de comprendre à quel point l'employé est conscient de ses propres faiblesses, ce qui vous aidera à évaluer le défi que l'employé devra relever pour s'améliorer.

Voici quelques questions recommandées

- Quelle est la plus grande qualité du collaborateur ? Fournir un exemple concret de situation où cet employé a excellé.
- Quel est le domaine spécifique que ce collaborateur doit améliorer ? Veuillez donner un exemple où vous avez vu des possibilités d'amélioration.
- Comment cet employé a-t-il aidé les autres cette année ?
- Que souhaitez-vous que ce collaborateur accomplisse au cours de l'année prochaine ?
- Qu'est-ce qui pourrait aider cet employé à mieux réussir dans son travail ?

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Une fois que votre équipe a rempli l'enquête, regroupez les commentaires en groupes. Recherchez les thèmes et les points communs entre les réponses et prenez des notes sur la façon dont vous pouvez transmettre ce retour. Si vous remarquez un élément commun et constructif provenant de toutes les personnes interrogées, assurez-vous d'en discuter en priorité lors de l'évaluation de l'employé.

Il est également important de se rappeler que vous recevrez à la fois des commentaires utiles et des commentaires qui ne vous seront pas utiles ou pas pertinents. Ces enquêtes feront ressortir tous les types de commentaires, et c'est à vous en tant que manager de sélectionner ceux qui selon vous seront les plus constructifs pour l'employé.

Votre liste de questions à poser pendant l'évaluation vise à ouvrir un dialogue entre vous et le collaborateur.
Le manager doit également répondre à ces questions et préparer une liste supplémentaire de questions à poser à l'employé pendant son évaluation. Prévoyez du temps (nous recommandons une heure) pour rencontrer votre employé afin de discuter des commentaires qu'il a reçus et de passer en revue vos questions également.

L'évaluation d'un employé doit être une conversation, programmée longtemps à l'avance pour que les deux parties aient le temps de se préparer, bien documentée, axée sur des objectifs clairs et, surtout, équilibrée entre les commentaires constructifs et positifs.

Maintenant que nous avons passé en revue les principes de base de l'évaluation des employés, passons en revue les choses à faire et à ne pas faire que vous devez connaître à l'avance.

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Ce qu'il ne faut pas faire pendant l'évaluation d'un employé

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Se concentrer uniquement sur les aspects négatifs.

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Les employés ayant reçu des commentaires négatifs ont plus de 20 fois plus de chances d'être engagés que ceux qui n'avaient reçu aucun commentaire. Cependant, lors de l'évaluation, il est important de se rappeler que les commentaires négatifs auront toujours un impact émotionnel plus important sur l'employé que les commentaires positifs. La clé de l'engagement des employés lors d'un retour négatif réside dans la manière dont vous le donnez.

Le fait de centrer l'évaluation entièrement sur le feedback négatif aura l'effet inverse sur les employés, entraînant une baisse de leur productivité.
Évitez de donner tous les commentaires constructifs de l'employé en même temps. Donnez plutôt des commentaires positifs et constructifs en même temps. Il est important de souligner ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, mais si vous vous concentrez uniquement sur les critiques, les employés se sentiront dépassés et démotivés.

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Divulguer le collègue qui a fait ce retour

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Lorsque vous donnez un retour, ne dites jamais qui a dit quoi. Le retour doit rester totalement anonyme afin d'éviter tout conflit entre les employés et de créer un espace sûr pour que votre équipe puisse donner son avis. Lorsqu'une ligne de communication ouverte existe entre les managers et les employés, l'engagement de ces derniers augmente. Garder le retour anonyme permet d'ouvrir cette ligne de communication et de s'assurer que les employés se sentent en sécurité pour donner leur feedback sans représailles. Les commentaires des collègues doivent rester anonymes pour éviter les conflits sur le lieu de travail.
Une chose à noter : lorsque vous donnez un retour positif ou négatif, n'utilisez jamais d'informations impossibles à vérifier. Vous pourriez perdre votre crédibilité et le collaborateur pourrait percevoir l'évaluation comme biaisée.

Mieux encore, au lieu de lire mot pour mot le retour, faites un résumé qui intègre les thèmes communs. Distillez ces thèmes dans vos propres mots afin de protéger davantage l'anonymat des employés et assurez-vous que le retour soit délivré de la manière la plus prudente et la plus attentionnée possible. De cette façon, le conseil restera totalement anonyme et pourra être délivré par le superviseur plutôt que dans les mots des collègues.

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Ne pas programmer l'entretien en amont

Donnez aux employés au moins un mois pour se préparer à leur évaluation. Ce délai permet aux collègues d'avoir le temps de remplir l'enquête et aux managers d'analyser les réponses.

Cela est également bénéfique pour l'employé, être évalué n'est jamais un processus facile, et les employés réagissent positivement au fait d'avoir beaucoup de temps pour se préparer mentalement à l'entretien annuel.

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Faire un monologue pendant l'entretien

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Un entretien d'évaluation doit être une conversation, pas une dictée. Si ce temps doit être principalement consacré à l'examen des performances de l'employé et à la formulation d'objectifs, il doit également être l'occasion de discuter de la façon dont il perçoit son travail de ce qui selon lui pourrait être amélioré dans votre entreprise et de la façon dont il perçoit votre style de management. N'oubliez pas que ces entretiens sont des conversations.
Évitez de profiter de ce moment pour évacuer vos frustrations et parler de problèmes personnels. L'évaluation d'un employé doit être un va-et-vient équilibré entre le manager et l'employé, alors faites attention à l'équilibre du temps de parole pendant l'échange.

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Que faire pendant un entretien d'évaluation ?

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Éloignez vos préjugés

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Avant de procéder à l'entretien, posez-vous les questions suivantes :

- Quels sont les commentaires négatifs sur cet employé ?

- Ces commentaires sont-ils biaisés d'une manière particulière ?

- Est-ce que je donnerais les mêmes commentaires à un autre employé d'origine différente dont les performances seraient similaires ?

L'évaluation des employés est le moment idéal pour les managers de vérifier leurs propres préjugés et aussi de s'autoévaluer.
En tant que manager, il est impératif de vérifier constamment ses propres biais et de s'assurer que l'évaluation des employés est juste et équitable.

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Lisez les commentaires positifs mot pour mot

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Vos employés seront motivés lorsqu'ils entendront les mots positifs de leurs collègues. Lors de l'entretien, lisez les commentaires positifs mot pour mot afin que votre salarié puisse comprendre directement l'impact qu'il a eu sur ses collègues. Le fait d'entendre un retour positif textuel a un impact beaucoup plus fort sur le moral des collaborateurs.
La reconnaissance et le retour positif doivent être spécifiques et tous deux aident vos collaborateurs à avoir confiance en eux. Ils renforcent également la cohésion d'équipe.

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Récompensez et reconnaissez votre employé pour son bon travail

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L'entretien annuel est un moment opportun pour reconnaître les réalisations du collaborateur au cours de l'année. Seuls 29 % des employés disent qu'ils savent "toujours" si leur performance est à la hauteur de ce qu'elle devrait être. Profitez de ce moment pour féliciter les employés les plus performants et leur offrir des augmentations, des primes et des promotions. Pour les employés les plus performants, une évaluation est le meilleur moment pour mettre en avant leurs points forts et leur faire franchir une nouvelle étape dans leur carrière.

Les personnes les plus performantes cherchent à se surpasser et réagissent bien aux éloges. Les personnes motivées par la réussite s'épanouissent lorsqu'on leur permet de se distinguer et d'être reconnues, et elles aiment particulièrement être évaluées et notées. Des retours fréquents, tant positifs que constructifs, les aident à suivre leurs progrès. Exprimer la reconnaissance en face-à-face a un fort impact sur les personnes les plus performantes et le sentiment aura également un impact positif sur leurs performances.

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Assurez-vous que le collaborateur comprend clairement comment s'améliorer

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Les meilleurs collaborateurs ont besoin d'être accompagnés pour devenir encore meilleurs. En donnant des conseils clairs et des directives sur les moyens d'améliorer votre employé, vous le redynamiserez. Chacun a des points à améliorer et même les plus performants bénéficient des conseils de leurs pairs et de leur manager. À la fin de l'évaluation, le salarié devrait avoir des idées claires sur la façon dont il peut s'améliorer.

Assurez-vous que le collaborateur quitte l'entretien avec des étapes claires sur la façon de s'améliorer. Il doit comprendre ses objectifs futurs, sa trajectoire de carrière et ce que l'on attend de lui pour l'année à venir. La meilleure façon d'y parvenir est de suivre un plan de développement qui permet de suivre ses objectifs. En suivant un plan de développement, vous pouvez vérifier les objectifs périodiquement au cours de l'année et vous assurer que le collaborateur s'aligne sur les objectifs fixés lors de l'évaluation.

Comment terminer l'entretien d'évaluation ?

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Les avis des managers et des pairs sont essentiels au développement du collaborateur et l'entretien d'évaluation est le moment idéal pour identifier les domaines à améliorer et les succès qu'il a réalisé. Lorsque vous concluez l'entretien, assurez-vous de terminer sur une note positive. Aucun collaborateur qui n'a quitté un entretien d'évaluation sur une note négative n'a été motivé pour faire un travail extraordinaire ensuite. Votre conclusion doit être équilibrée entre les commentaires positifs et négatifs et se terminer sur une note positive qui inspire le collaborateur pour produire un travail de qualité. Un bon entretien doit être une expérience d'apprentissage, qui incite et motive les salariés à rester dans votre entreprise et à améliorer leurs performances.

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