Excel est un outil formidable ! Il est même excellent pour suivre, calculer et tracer des données diverses.
À première vue cela semble logique car cet outil est connu de tous et la rémunération semble être une question de chiffres.
Mais sur ce sujet, les fonctionnalités d'Excel ne vous permettent pas de construire un plan de rémunération efficace.
La rémunération est pourtant un élément essentiel au sein de l'entreprise et les salaires représentent pour beaucoup d'entre elles le principal poste de coûts.
40% des entreprises utilisent Excel pour gérer leur rémunération.
Il faut donc avoir les outils efficaces pour gérer efficacement le package salarial, le tout en lien avec la stratégie de l'entreprise.
Quels sont les risques de gérer les salaires avec Excel ?
Rémunération, package et processus
Tout d'abord, différencions 2 termes souvent confondus lorsqu'on évoque la rémunération.
Au sens large, la rémunération comprend toute forme et combinaison de salaires, de traitements et d'avantages que les employés reçoivent en échange de leur travail, nous pouvons regrouper ces différentes composantes pour obtenir le salaire global ou package.
En revanche, la planification de la rémunération est un processus. Et c'est une distinction importante, car les outils comme Excel, bien qu'excellents avec les chiffres dans de nombreux cas d'usage, ne sont tout simplement pas conçus pour gérer les processus.
L'utilisation d'Excel peut conduire à des problématiques comme:
- Des erreurs de saisie de données
- Des risques sur la confidentialité
- Une mauvaise compréhension du modèle de rémunération
- Un manque d'agilité
1. Erreurs de saisie de données
La saisie manuelle de données entraîne un risque d'erreur certain.
88% des feuilles de calcul utilisées en entreprises contiennent au moins une erreur !
Même si initialement un fichier Excel semble efficace, au fil du temps chaque responsable travaille et enrichit ce fichier, des erreurs peuvent se glisser et créer des problèmes sur le long terme.
Voici quelques exemples :
- Faire des erreurs dans une formule et des appels à de mauvaises références
- Appliquer ou modifier des formules de manière incorrecte
- Prendre sans le savoir des décisions de rémunération en dehors des paramètres définis
- Oublier d'ajouter les nouveaux collaborateurs
- Utiliser une mauvaise version du fichier
Maintenant, multipliez ces erreurs par le nombre de collaborateurs au sein de votre entreprise et votre équipe des ressources humaines se retrouve confrontée à la tâche presque impossible de consolider les multiples sources de données, d'identifier les erreurs et de recalculer les salaires.
Et ces erreurs ne sont pas sans importance. Quelle que soit la taille de l'organisation, des erreurs sur la rémunération peuvent avoir des impacts sur la motivation des collaborateurs, sur la relation RH et sur la marque employeur.
2. Des risques sur la confidentialité
À moins que votre organisation ne pratique une politique de transparence totale, les données de rémunération sont confidentielles.
Avec de multiples feuilles Excel qui circulent par mail et des versions différentes à consolider, la possibilité d'une violation de la sécurité est élevée.
De plus selon votre organisation, chaque manager doit pouvoir accéder aux informations sur son équipe uniquement. Cela n'est possible qu'avec une solution conçue spécialement pour garantir la confidentialité.
Les exigences de sécurité doivent être une priorité élevée tout au long de votre processus de planification de la rémunération.
3. Compréhension du modèle de rémunération
Il est fondamental que le modèle de rémunération de l'entreprise soit parfaitement clair pour les équipes RH et pour les managers. Nous pouvons même ajouter qu'il doit l'être aussi pour les collaborateurs dans les entreprises qui souhaitent communiquer sur ces sujets.
De plus en plus de salariés souhaitent comprendre la justification des décisions de rémunération, connaître le processus permettant de déterminer les salaires et savoir comment ils se situent par rapport à leurs collègues.
Les entreprises rémunèrent généralement les collaborateurs en fonction de plusieurs critères, notamment les performances, le niveau d'expérience, les diplômes, l'ancienneté, et bien d'autres, le tout en lien le plus possible avec les salaires pratiqués sur le marché.
Sans gestion intelligente de ces données, l'entreprise peut rencontrer des difficultés pour donner aux décideurs les informations dont ils ont besoin pour mener les négociations lors des embauches et des augmentations mais aussi pour fournir aux employés un support pour présenter les décisions de rémunération.
Nous remarquons qu'une bonne compréhension du modèle de rémunération via un outil dédié est un facteur de succès de la politique salariale.
4. Un manque d'agilité
La gestion de la rémunération nécessite la contribution de nombreuses personnes.
En plus des erreurs de saisie, doublons et autres risques encourus avec l'utilisation de feuilles de calcul, les responsables RH doivent analyser et trier les données de nombreuses sources, tant internes qu'externes, notamment les données de marché, les données d'enquête et les objectifs salariaux.
Avec Excel, cette tâche d'analyse et de synthèse est lourde.
Dans certaines entreprises, les responsables des sujets de rémunération passent plusieurs semaines voir plusieurs mois par an à mettre à jour, corriger les erreurs et assurer un fonctionnement efficace.
Gagner du temps sur ces tâches permettrait de consacrer plus de temps sur la partie plus humaine de la fonction.
De plus, avec l'évolution de plus en plus rapide des conditions de travail, la gestion de la rémunération doit être de plus en plus agile, s'adapter aux nouvelles pratiques et pouvoir évoluer rapidement.
Optez pour un outil dédié
De toute évidence, les dangers liés à l'utilisation de modèles de feuilles de calcul pour la planification de la rémunération sont suffisants pour inspirer la recherche d'un outil plus performant.
Un véritable système de gestion de la rémunération, permet aux équipes RH de gagner un temps considérable, tout en augmentant l'efficacité et en permettant de :
- Réduire les écarts de salaire en interne et face au marché
- Détecter et anticiper des problématiques (frustrations, démissions etc.)
- Améliorer l'attractivité de votre entreprise pour les candidats
- Fidéliser vos salariés et améliorer la relation RH
Il est clair que l'utilisation d'Excel ne répond pas aux besoins pour gérer efficacement la rémunération.
Avec un outil performant, les équipes RH peuvent appliquer leur stratégie et avoir pour chacune des décisions à prendre des données pertinentes.
Un outil performant permet d'améliorer ce processus clé au sein de l'entreprise avec une meilleure gestion des ressources humaines, mais aussi une meilleure maîtrise de la masse salariale.
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