Fiche de poste et estimation de salaire

Assistant chargé des achats

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Assistant chargé des achats : Missions principales

Les assistants chargés des achats doivent entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs de l'organisation. Ils effectuent des études de marché afin d'obtenir les meilleures offres pour l'entreprise et veillent à ce que les produits et les matériaux soient livrés à temps. Voici quelques exemples de tâches d'assistant chargé des achats :

  • Travailler avec le responsable des achats pour gérer le service des achats  ;
  • Réaliser la recherche et la sélection des fournisseurs afin d'améliorer la rentabilité, de réduire les coûts d'exploitation et de stimuler l'efficacité
  • Maintenir des relations de travail cordiales avec les fournisseurs et superviser les activités des fournisseurs
  • Signer et réviser les accords d'achat avec les fournisseurs, surveiller leur performance et renégocier les contrats
  • Utiliser les données trimestrielles et annuelles pour déterminer les besoins d'achat et effectuer la gestion des stocks
  • Gérer les bons de commande, superviser les plans d'expédition et tenir les registres d'achat  ;
  • Travailler avec le personnel de l'entrepôt pour comparer les livraisons avec les bons de commande afin d'identifier les divergences
  • Réaliser des études de marché continues pour identifier les accords d'achat avantageux et les fournisseurs potentiels 

Formations et diplômes requis pour l'Assistant chargé des achats

La plupart des gens peuvent obtenir des postes d'Assistant chargé des achats avec un diplôme d'études secondaires ou un GED. Cependant, certains rôles exigent au moins un diplôme d'associé ou un baccalauréat en gestion des approvisionnements ou dans un domaine connexe. Les assistants chargés des achats ayant une expérience de bureau et administrative ou une connaissance de la gestion des stocks ont un avantage sur les autres candidats. 

Les employeurs proposent souvent une formation approfondie après l'embauche des candidats pour les familiariser avec leurs protocoles de fonctionnement, leurs logiciels d'achat et leurs systèmes de gestion des stocks. Avec suffisamment d'expérience professionnelle et une formation avancée, un assistant chargé des achats peut accéder à des rôles supérieurs tels qu'un responsable des achats, un responsable de la chaîne d'approvisionnement et des postes connexes. 

Expérience nécesssaire

Un assistant chargé des achats qui réussit sera compétent en matière de gestion des achats, des approvisionnements et des stocks. Le poste exige de bonnes compétences en matière de service à la clientèle pour collaborer avec différents services, soutenir les gestionnaires et travailler avec les fournisseurs. Il doit également posséder des compétences cléricales pour préparer et suivre les commandes, tenir les dossiers d'achat et classer les rapports. La sélection et la négociation des fournisseurs exigent des compétences impeccables en gestion des relations pour s'assurer que l'organisation ne choisit que les meilleurs et les plus fiables des entrepreneurs.

Les assistants aux achats doivent avoir d'excellentes compétences en communication écrite et verbale pour négocier les contrats, travailler avec les expéditeurs, les collègues et le responsable des achats. Les assistants chargés des achats doivent également avoir une connaissance fondamentale des programmes informatiques. Ils pourront ainsi apprendre à utiliser le logiciel de gestion des achats et des stocks préféré de leur entreprise. 

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Questions fréquentes sur les assistants chargés des achats

Quelle est la différence entre un assistant chargé des achats et un vendeur ?

La différence entre un Assistant chargé des achats et un Vendeur réside dans les départements pour lesquels ils travaillent et leurs domaines d'intervention. Par exemple, les assistants chargés des achats travaillent généralement au sein du service des achats. Leur travail consiste à surveiller les registres d'inventaire, à commander des produits et à vérifier l'exactitude des expéditions. En revanche, les vendeurs travaillent généralement dans le service des ventes d'une organisation. Ils font des appels à froid à des prospects potentiels et informent les clients existants des ventes ou des nouvelles offres de produits. 

Une autre façon de différencier un assistant chargé des achats d'un vendeur est que les assistants chargés des achats commandent des produits pour s'assurer qu'ils maintiennent un stock suffisant, tandis que les vendeurs vendent ces produits aux consommateurs.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'un assistant chargé des achats ?

Lors d'une journée typique, un assistant chargé des achats commence par vérifier son courrier électronique et sa boîte vocale pour voir s'il a des mises à jour sur les besoins en produits ou les dépenses budgétaires. Ils examinent la progression de certaines expéditions et enregistrent les délais de livraison estimés. Tout au long de la journée, ils participent à des réunions avec les services des achats, de la comptabilité et des ventes pour déterminer les produits qui ont bien marché et ceux qui n'ont pas marché au cours du trimestre précédent.

Pendant les temps morts à leur bureau, les assistants chargés des achats contactent les fournisseurs pour renouveler les contrats ou commander davantage d'expéditions. Ils utilisent également ce temps pour rechercher de nouveaux vendeurs potentiels qui offrent des produits en gros qui s'alignent sur les besoins et le prix de leur employeur.

Quelles sont les qualités d'un bon Assistant chargé des achats ?

Un bon Assistant chargé des achats est quelqu'un qui a une excellente communication interpersonnelle. Cette qualité leur permet d'établir des liens professionnels significatifs avec les vendeurs et les grossistes. Ils comprennent les tendances de consommation au sein de leur secteur et utilisent leurs connaissances pour acheter des produits uniques et pertinents. De plus, un bon Assistant chargé des achats doit être capable d'utiliser un langage persuasif pour négocier les prix des expéditions avec les Vendeurs. 

Un bon Assistant chargé des achats doit également avoir un état d'esprit orienté vers les détails, ce qui lui permet de vérifier les détails des commandes avant de les passer. Cela leur permet de ne pas commander le mauvais type ou la mauvaise quantité d'un produit particulier.

Pour qui un assistant chargé des achats est-il responsable ?

Un assistant chargé des achats est généralement sous la responsabilité du Responsable des achats au sein d'une entreprise. Ces personnes sont chargées de relayer les informations aux assistants chargés des achats concernant la budgétisation et les nouveaux vendeurs à contacter. Les Assistants chargés des achats peuvent également relever indirectement d'un Acheteur ou d'un Acheteur qui travaille au sein de leur service pour les aider à suivre les commandes et à contacter les Vendeurs.

Quel est le salaire d'un Assistant chargé des achats ?

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