Fiche de poste et estimation de salaire

Assistant de direction

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Assistant de direction : Missions principales

Les assistants de direction ont plus que des tâches administratives. Ils filtrent et hiérarchisent également les visites ou les appels téléphoniques des clients, et communiquent au nom du dirigeant qu'ils soutiennent. Les autres responsabilités comprennent :

  • Fournir une assistance administrative, telle que la rédaction et l'édition de courriels, la rédaction de mémos et la préparation de communications au nom du dirigeant
  • Maintenir des dossiers complets et précis 
  • Exécuter des tâches comptables mineures  ;
  • Organiser des réunions, y compris la planification, l'envoi de rappels et l'organisation de la restauration si nécessaire
  • Répondre aux appels téléphoniques de manière polie et professionnelle
  • Accueillir les visiteurs et identifier le but de leur visite avant de les diriger vers le service approprié
  • Gérer le calendrier du cadre, y compris la prise de rendez-vous et la priorisation des questions les plus sensibles

Formations et diplômes :Assistant de direction  ;

Les assistants de direction sont généralement titulaires d'un diplôme d'études secondaires ou d'un GED et sont surtout formés sur le tas. Il n'y a pas de diplôme particulier menant à ce poste, mais un diplôme associé en assistance administrative peut fournir une formation sur les questions de bureau. Certains employeurs préfèrent les candidats ayant un baccalauréat dans un domaine lié aux affaires.

Les certifications ou les cours complétés sur les logiciels administratifs sont recommandés.

Expérience nécesssaire

Puisque les assistants de direction apprennent la plupart de leur rôle sur le tas, une expérience préalable est préférable. Qu'il s'agisse d'un rôle de soutien administratif, d'un emploi de secrétariat ou d'un assistant personnel, l'expérience est précieuse. Une expérience de la suite Microsoft Office est également très bénéfique.

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Questions fréquentes sur les Assistant de directions

Quelle est la différence entre un Assistant de direction et un Assistant administratif?

Les Assistant de directions et les Assistant administratifs fournissent tous deux un soutien clérical au personnel de bureau, mais les Assistant administratifs ont des tâches plus générales tandis que les Assistant de directions spécialisent leur travail pour aider un seul chef d'entreprise. Les assistants de direction ont généralement un niveau élevé d'expérience administrative et peuvent se voir confier des tâches telles que la recherche de clients, la préparation de rapports et les entretiens avec des candidats pour d'autres postes administratifs. Les assistants administratifs peuvent s'occuper des horaires de l'équipe d'un bureau entier, contrairement aux assistants de direction qui s'occupent principalement des horaires chargés des dirigeants de l'entreprise. Les assistants de direction peuvent également travailler pendant des heures prolongées, accompagner les dirigeants lors de voyages d'affaires et aider aux courses personnelles.

Que devez-vous rechercher sur le CV d'un assistant de direction ?

Lorsque vous recrutez un assistant de direction, recherchez des CV polis avec une grammaire parfaite et sans erreurs. Le CV d'un Assistant de Direction doit indiquer une expérience dans le traitement des tâches de bureau dans un environnement sous pression. Une expérience antérieure en tant qu'Assistant personnel ou Assistant administratif est essentielle pour confirmer que les candidats sont capables de suivre les besoins organisationnels d'un bureau. Ils doivent avoir de l'expérience dans la gestion de plusieurs lignes téléphoniques, le suivi d'horaires complexes et le maintien de relations d'affaires de haut niveau.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'un assistant de direction ?

Lors d'une journée typique, l'assistant de direction est l'une des premières personnes à arriver au bureau. Ils peuvent organiser le petit-déjeuner et la livraison de café pour leur patron avant de vérifier les messages vocaux et les courriels. Elle répond aux messages et délègue les communications au service approprié. Une fois le bureau ouvert au public, ils accueillent les invités et indiquent la raison de leur visite. Tout au long de la journée, les Assistants de direction mettent à jour le planning du bureau et appellent les partenaires commerciaux pour confirmer les rendez-vous. Les assistants de direction utilisent des logiciels de traitement de texte, des feuilles de calcul et des bases de données pour organiser toutes les informations de leur service.

Quelles sont les caractéristiques d'un bon assistant de direction ?

Un bon assistant de direction est très perspicace et préparé, capable d'anticiper les besoins de son dirigeant traitant avant qu'on le lui demande. Elle fait preuve d'un excellent professionnalisme et est capable de rediriger poliment les visiteurs qui n'ont pas de rendez-vous avec leur patron, de désamorcer les conflits et de faire en sorte que les visiteurs se sentent les bienvenus au bureau. Les assistants de direction qui réussissent ont le sens du détail et s'assurent que les cadres sont préparés aux réunions avec des documents de recherche et des notes organisées.

Quel est le salaire d'un Assistant de direction ?

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