Fiche de poste et estimation de salaire

Chargé paie

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Commis à la paie : Missions principales

Bien qu'un Greffier à la paie ait une variété de tâches et de responsabilités, son rôle principal comprend les éléments suivants :

  • Maintenir les informations sur la paie en collationnant, calculant et saisissant les données
  • Mettre à jour les dossiers de paie en saisissant tout changement dans les informations ou les avantages des employés, tels que les changements de titre de poste, les exemptions et les déductions d'épargne
  • Préparer des rapports qui comprennent des résumés des gains, des déductions d'impôt, des congés, des congés de compassion et des salaires non imposables  ;
  • Calculer les obligations salariales en déterminant les impôts des employés, y compris l'impôt sur le revenu fédéral et étatique et l'impôt sur la sécurité sociale, et en calculant les paiements de l'employeur pour la sécurité sociale, le chômage et l'indemnisation des travailleurs
  • Résoudre les divergences de paie et répondre à toutes les demandes de paie des employés
  • Maintenir toutes les opérations de paie conformément aux politiques et procédures de l'entreprise
  • Traiter et émettre les formulaires W-2 aux employés

Formations et diplômes : Chargés paie

Les Chargés paie ne sont pas soumis à des exigences formelles en matière de formation en dehors d'un diplôme d'études secondaires ou d'un GED, mais des programmes de certificat en comptabilité et en administration de la paie sont disponibles. Ils peuvent être certifiés par l'American Payroll Association (APA) ou obtenir un titre officiel de professionnel certifié de la paie (CPP) ou une certification fondamentale de la paie (PFC) en passant un examen. Certaines entreprises favorisent les candidats titulaires d'un diplôme d'associé ou d'un baccalauréat en comptabilité ou dans un domaine similaire. 

Expérience nécesssaire

Les commis à la paie débutants commencent généralement avec peu ou pas d'expérience, tandis qu'un commis à la paie de niveau intermédiaire a habituellement trois à cinq ans d'expérience pertinente. La quantité d'expérience que vous devriez exiger dans votre liste de postes dépend de l'ancienneté du poste et des besoins de votre organisation.

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Questions fréquentes sur les Chargés de paie

De qui relève un Chargé de paie ?

Les Chargés de paie relèveront généralement des Superviseurs de paie, qui sont en charge de l'ensemble du service de paie. Les superviseurs de la paie fourniront aux Greffiers de la paie leurs horaires et leurs tâches quotidiennes. Si les Chargés paie ont besoin d'une orientation supplémentaire ou de conseils concernant des responsabilités complexes, ils demanderont généralement l'aide du Superviseur paie. 

Les Chargés paie relèveront également des Spécialistes paie pour des réunions individuelles, au cours desquelles ils obtiendront un retour sur leur performance professionnelle et recevront des conseils pour s'améliorer.  

Dans quels cadres travaillent généralement les Chargés de paie ?

Les Chargés de paie travaillent généralement dans un environnement de bureau d'entreprise en collaborant avec plusieurs services et employés différents. Beaucoup d'entre eux peuvent travailler dans un cubicule ou dans leur propre bureau car ils traitent généralement des informations confidentielles sur les paiements des employés et les finances de l'entreprise. Lorsqu'ils traitent les salaires, ils travaillent généralement de manière autonome derrière leur bureau, en utilisant un écran d'ordinateur pendant la majeure partie de leur journée de travail. D'autres jours, ils passeront plus de temps à rencontrer les employés ou les chefs de service pour résoudre les plaintes et répondre à toutes les préoccupations liées à la paie. 

Quelle est la différence entre un Chargé de paie et un Chargé de comptabilité ?

Bien qu'il s'agisse de deux rôles d'entrée de gamme qui traitent les paiements et les finances, il existe quelques différences clés entre les responsabilités professionnelles des Chargés de paie et des Chargés de comptabilité. Les Chargés de paie travaillent principalement dans le département de la paie, traitant et calculant les chèques de paie des employés. 

Les Chargés de comptabilité travaillent dans le département de la comptabilité traitant d'autres aspects des finances de l'entreprise. Ils mettront à jour divers grands livres et prépareront les rapports financiers, les budgets, les dépôts et les chèques. Les grandes entreprises ont généralement des services de comptabilité et de paie séparés, tandis que les petites entreprises combinent généralement ces services. Lorsque cela se produit, les commis comptables peuvent effectuer leurs propres tâches comptables en même temps que les tâches qu'un Chargé de paie effectue généralement. 

Qu'est-ce qu'un bon Chargé de paie ?

Un bon Chargé de paie a des capacités de saisie de données efficaces pour entrer les informations dans le système informatique chaque jour. Ils doivent également avoir d'excellentes compétences informatiques, afin de pouvoir comprendre facilement les systèmes logiciels de paie courants pour accomplir efficacement leurs tâches de traitement de la paie. Comme ils ont généralement de nombreux chèques de paie à traiter en même temps, les Chargés paie doivent avoir des capacités impressionnantes de gestion du temps pour s'assurer que chaque chèque de paie est calculé, classé et livré dans son délai respectif.

De nombreux Chargés paie doivent travailler en étroite collaboration avec d'autres chefs de service et employés pour corriger toute erreur de paie ou répondre à toute question. Ils doivent utiliser leurs compétences en communication et en résolution de problèmes pour fournir des réponses professionnelles et s'assurer que tout problème de paiement est correctement résolu. 

Quel est le salaire d'un Chargé paie ?

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