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Office Manager : Missions principales

Les Office Manages peuvent être le premier point de contact pour les parties internes et externes de votre bureau, ce qui peut avoir un impact sur certains éléments de service à la clientèle et de communication de leurs tâches professionnelles. Les tâches et les responsabilités varieront en fonction de la taille d'une organisation, mais pourraient inclure :

  • Superviser le travail de tous les employés du bureau pour s'assurer qu'ils travaillent de manière productive et respectent les délais et les normes de l'entreprise.
  • Conseiller tout employé ayant des difficultés dans son rôle
  • Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels des clients et les diriger vers le personnel concerné
  • Créer un budget de bureau et s'assurer que tous les employés le suivent
  • Surveiller les fournitures de bureau et commander de nouvelles papeteries, meubles, appareils électroménagers et électroniques selon les besoins
  • Interviewer et former les nouveaux employés de bureau et organiser leurs papiers d'embauche
  • Organiser les entreprises de maintenance pour garder le bureau propre et sûr et s'assurer que ses appareils sont en bon état de fonctionnement
  • Rapportant les progrès du bureau à la haute direction et travaillant avec elle pour améliorer les opérations et les procédures du bureau

Un Office Manager est chargé de superviser les opérations quotidiennes d'un bureau et de ses différents services. Ses fonctions comprennent la communication avec les chefs de service, la transmission d'informations importantes ou de changements de politique de la part de la haute direction et la mise en place de mesures incitatives pour améliorer la productivité des employés.

Questions fréquentes sur les Office Managers

Quelle est la différence entre un Office Manager et un Directeur des opérations ?

La différence entre un Office Manager et un Directeur des opérations est l'ancienneté et l'étendue de leurs responsabilités professionnelles. Par exemple, l'Office Manager supervise les opérations quotidiennes d'une succursale pour s'assurer que les employés maintiennent leur productivité. Ils communiquent avec la haute direction pour déterminer les changements nécessaires aux opérations quotidiennes.

En revanche, le directeur des opérations travaille au niveau de l'entreprise, et a donc plus d'ancienneté que les Office Managers. Ils coordonnent avec d'autres responsables de l'entreprise, comme le Directeur opérationnel (COO), la supervision des opérations de l'ensemble de l'entreprise, y compris de toutes ses succursales.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'un Office Manager ?

Lors d'une journée typique, un Office Manager commence par consulter son courrier électronique ou sa boîte vocale pour répondre aux messages urgents de la haute direction, des partenaires commerciaux, des employés ou des clients. Il consulte son agenda pour se rappeler des réunions ou des échéances à venir et accueille les employés de bureau à leur arrivée. Tout au long de la journée, ils organisent des réunions avec tous les employés pour discuter des nouvelles politiques et aborder des sujets liés aux RH. Ils rencontrent également les chefs de service pour examiner les besoins budgétaires et les projets du service.

Pendant les temps morts dans leur bureau, les Office Managers examinent les états financiers de leur succursale, enquêtent sur les plaintes des employés et examinent les candidatures pour les postes ouverts dans leur succursale.

Quelles sont les qualités d'un bon Office Manager ?

Un bon Office Manager est quelqu'un qui a une capacité naturelle à diriger, ce qui lui permet de superviser les opérations réussies d'un bureau et de ses employés. Ils ont une excellente communication écrite et verbale, ce qui leur permet de rédiger des courriels ou des mémos efficaces et de s'exprimer lors de réunions avec les employés du bureau ou les parties prenantes de l'entreprise. Ils doivent également avoir une excellente communication interpersonnelle car ils doivent parler quotidiennement avec les employés, la haute direction et les clients de l'entreprise.

En outre, un bon Office Manager assure un environnement de travail sûr pour ses employés en travaillant en étroite collaboration avec les RH pour prévenir les cas de harcèlement au travail et d'autres situations. Les Office Managers doivent également être capables de prendre des décisions difficiles pour préserver la santé globale de leur entreprise. Il peut s'agir de superviser des réductions budgétaires ou salariales ou de mettre en œuvre des licenciements ou des mises à pied parmi les membres du personnel.

De qui relève un Office Manager ?

Un Office Manager relève généralement d'un membre de la direction supérieure qui travaille au niveau de l'entreprise, comme le vice-président des ventes ou le directeur des opérations. Dans les petites entreprises, il peut relever directement du directeur des opérations (COO) ou du directeur général (CEO).

Quel est le salaire d'un Office Manager ?

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