Les fonctions et responsabilités d'un Assistant de programme peuvent varier en fonction de votre entreprise, mais en listant ce que vous exigerez, vous pouvez être sûr d'attirer les candidats qui répondront le mieux à vos besoins. Voici quelques fonctions et responsabilités courantes d'un Assistant de programme :
Un assistant de programme doit franchir certaines étapes de formation avant d'être considéré pour le poste. Parmi les autres qualifications pertinentes, il doit avoir un minimum de GED ou de diplôme d'études secondaires. De préférence, le candidat doit également avoir un diplôme d'associé dans un domaine lié aux affaires. La nouvelle recrue doit généralement suivre une orientation parrainée par l'entreprise avant de commencer à travailler.
L'expérience compte lorsqu'on considère tout candidat à l'embauche. Un candidat au poste d'assistant de programme doit avoir, au minimum, une année d'expérience de bureau, une expérience du traitement de texte et des programmes de bureautique et une grande efficacité lorsqu'il est multitâche.
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La différence entre un Assistant de programme et un Coordinateur de programme réside dans leur ancienneté et leurs domaines d'intervention. Par exemple, les assistants de programme travaillent généralement en tant que membres du personnel de premier niveau. Pour cette raison, ils effectuent diverses tâches administratives et de bureau, comme la création de plannings et le classement de la facturation importante ou des coordonnées des participants.
En revanche, les Coordinateurs du programme ont généralement quelques années d'expérience en tant qu'Assistant de programme, ce qui les qualifie pour assumer un rôle plus important de leadership. Les coordonnateurs de programme ont beaucoup plus de responsabilités pour s'assurer qu'un programme dispose d'un financement adéquat et bénéficie d'un engagement maximal de la part de la communauté.
Lors d'une journée typique, un assistant de programme commence par vérifier son courrier électronique et sa boîte vocale pour répondre aux messages urgents des participants au programme. Ils accueillent les participants et les membres du personnel à leur arrivée et s'installent pour les activités de la journée. Tout au long de la journée, les assistants de programme partagent leur temps entre les réunions avec le personnel du programme, les événements du programme et les tâches administratives. Ils scannent et téléchargent les formulaires des participants pour les ajouter aux systèmes de classement numériques et interagissent avec les participants pour répondre à leurs questions.
Les assistants de programme profitent également des temps morts à leur bureau pour contacter d'anciens participants et évaluer s'ils ont apprécié leurs programmes.
Un bon assistant de programme a une nature avenante et aime rencontrer de nouvelles personnes. C'est une qualité importante car elle leur permet d'établir des liens significatifs avec les participants aux programmes et d'encourager la participation aux futurs programmes qu'ils proposent. Il possède d'excellentes capacités de communication verbale et écrite, ce qui lui permet de rédiger des documents de programme et de parler avec les participants en personne ou au téléphone. En outre, un bon assistant de programme sait comment utiliser un ou plusieurs logiciels pour créer des plannings et organiser les informations sur les participants.
Un assistant de programme relève généralement directement du Coordinateur du programme. Ces personnes fournissent aux assistants de programme des tâches quotidiennes ou des objectifs à atteindre. Elles servent également de point de communication pour les assistants de programme lorsqu'ils ont besoin d'une aide supplémentaire pour répondre aux questions des participants ou à leurs préoccupations. Les assistants de programme peuvent également relever indirectement du Responsable du programme, ou du chef de programme en l'absence d'un rôle de Coordinateur du programme.
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